برنامه سالانه روابط عمومی

برنامه سالانه روابط عمومی
احمد یحیایی ایله ای – دکترای ارتباطات

هر چند امروزه رو ابط عمومي ها با توجه به گسترش دانش تخصصي روابط عمومي و به کارگیری فارغ التحصيلان دانشگاهي، عملا امكان اوليه تدوين يك برنامه را دارند اما به جرات مي توان ادعا كرد كه بيش از ۵۰ درصد از واحدهاي روابط عمومي در سازمانها برنامه سالانه تدوين نمي كنند.
از طرفی بايستي اذعان كرد كه بخش قابل‌توجهی از فعالیتهای روابط‌عمومی (حدود ۳۰ درصد) به طور اقتضایی تدوین و عملیاتی ‌شود، اما بایستی تدوین برنامه‌های پنج‌ ساله، تدوین برنامه‌ی یک ساله، تدوین برنامه‌ی فصلی، تدوین برنامه‌ی ماهانه، تدوین برنامه‌ی هفتگی، تدوین برنامه برای یک مراسم خاص، و تدوین تقویم مناسبتها مورد توجه و تأکید مدیران و مسئولان روابط‌عمومی قرار گیرد.
آنچه در ماههای پایان سال بیشتر در مدیریت روابط عمومی طرح است تدوین گزارش پایان سال و تدوین برنامه سال آینده است برنامه ای که بایستی بر مبنای آسیب‌شناسی روابط‌عمومی، نظرسنجی های سال جاری از فعالیتهای انجام شده، و نیازهای روانی و اجتماعی کارکنان و مشتریان استوار باشد. زیرا این بديهي است که براي تدوين هر برنامه‌ی روابط‌عمومي بايد اطلاعاتي در اختيارداشته باشيم تا مبناي برنامه‌ريزي ما قرار گيرد و بهترین اطلاعات از نظرسنجی ها به دست می آید.
مدیران روابط عمومی، حقيقتا بايستي از خود پرسش کنند كه چه مسايلي زيربنايي وجود دارد كه روابط عمومي را ناكارآمد جلوه مي دهد. يكي از اين پاسخ ها اين است: “فقدان برنامه ريزي؛ روابط عمومي ها را زمين گير كرده است”. زیرا برنامه ريزي مقدمه كارآمدي روابط عمومي است و وقتی برنامه ای ندارید برای شما برنامه ریزی می کنند!
برنامه‌ريزي به روابط عمومياين قدرت را مي‌دهد که:
۱) با تقسیم زمان آینده در قالب برنامه های از پیش تعیین شده در ساختن و مهار آینده نقش داشته باشد.
۲) صرفه جویی کافی در منابع مالی انجام گیرد (برنامه ریزی نزديك ترين راه صرفه جويي است).
۳) منابع انسانی بموقع و بجا بکار گرفته شوند (برنامه ریزی تصمیم گیری جمعی است).
۴) بخشی از بحرانها پیشگیری شود و پیش بینی لازم برای وقوع بحرانهای ناشناخته میسر گردد.
۵) فعالیتها در جهت دستیابی به اهداف سازمان انجام شود.
۶) مشکلات آینده پیش بینی شده و راهکارهای عملی جلوگیری از مواجه شدن با آنها تعیین شوند.
۷) عملکرد کلی سازمان در آینده مجسم شود.
۸) دید روشنی نسبت به روابط با مخاطبان سازمان فراهم گردد.
۹) برداشت کاملی از شرح وظایف و فعالیتهای درون و برون سازمانی ترسیم گردد.
۱۰) با استفاده از پیش فرضها مسایل و مشکلات ممکن در محیط را شناسایی نموده و با در نظر گرفتن تمامی عوامل و نیروهای موثر زمینه مناسب برای اتخاذ تصمیم صحیح اقدام نماییم.
۱۱) عواملی را که خارج از کنترل است تشخیص داده و دلایلی برای انتخاب برنامه های جایگزین ارائه نماییم.
۱۲) چارچوبی واحدی برای فعالیتها به وجود آید و افراد سازمان وادار شوند تا تلاشها و کوششهاي خود را بر امور مهم سازمان متمرکز سازند و از کارهای کم اهمیت دوری کنند.
۱۳) برنامه‌ریزی باعث می شود هزینه فعالیتهای سازمان را به حداقل رسانده و زمینه‌ای مناسب را فراهم می‌سازد تا از منابع مالی و انسانی حداکثر استفاده به عمل آید و از هدر رفتن زمان و سرمایه جلوگیری شود.
۱۴) برنامه ریزی، باعث تقویت رفتار سازمانی می‌گردد و از سوی دیگر موجب تقویت کار تیمی در سازمان شده و زمینه مشارکت تمامی کارکنان را در حصول به اهداف کلی سازمان فراهم می آورد.
۱۵) برنامه ریزی باعث تسهیل در امر کنترل و نظارت فعالیتها و کارکنان می شود.
اکنون که در ماههای پایانی سال قرار داریم فرصتی مناسب است تا روابط عمومی ها با تدوین برنامه سالانه ۱۳۹۳ خود را از روزمرگی نجات دهند و علاوه بر ارتقای کیفیت جایگاه روابط عمومی بتوانند از مزایا و نتایج آن در سال آتی بهره مند شوند.

ارسال یک نظر



کپی رایت 1396 © تمامی حقوق برای دکتر احمد یحیایی ایله ای محفوظ می باشد.