December 16, 2006 01:40 PM
ارتباط مناسب : كليد طلايي مديريت تاثيرگذار
ارتباط مناسب : كليد طلايي مديريت تاثيرگذار
در سميناري آموزشي كه باعنوان >مهارتهاي برقراري ارتباط< برگزار شد، دكتر شهرام رحيمي مطالبي را مطرح كردند كه چكيده اي از آن در ادامه مي آيد و حاكي از اهميت ارتباط مناسب در ارتقاء كيفيت كار در سازمانهاست .
سخنران در آغاز گفت : طبق يافته هاي روانشناسي حدود 57 درصد از اوقات روزانه ما صرف ارتباطات انساني مي شود و بر همين مبنا دور از ذهن نخواهد بود اگر ادعا شودكه كيفيت زندگي هر كس بستگي به كيفيت ارتباطات او با ديگران دارد. بهترين مثال رامي توان در محيط كار مشاهده كرد. در محيط كار همه كم و بيش فرصتهاي يكساني را دراختيار دارند، اما كسي از فرصتها به بهترين نحو استفاده مي كند كه قدرت ارتباطي قويتر ومهارت ارتباط برقرار كردن بالاتري داشته باشد.
سازمان و ارتباطات انساني
سخنران در ادامه با تعريفي از سازمان گفت : فعاليتهاي انسانها در سازمان ، شامل عمل و عكس العمل هايي است كه عبارتند از ردوبدل كردن دانسته ها، ايده و انديشه ها،تصميمها، دستورات ، قوانين و توافقات . اين كنش و واكنش را مي توان ارتباطات انساني درون سازماني نام نهاد. تحقيقات متعدد نشان داده كه اكثر خطاها در هر سازمان ناشي ازارتباطات ضعيف و يا كمبود مهارتهاي ارتباطي در افراد است . تحقيقات نوين ارتباطات ضعيف در سازمان را از بزرگترين هزينه سازان سازمانهاي امروزي مي داند كه درصدچشمگيري از آن به صورت هزينه هاي غيرمستقيم و پنهان است .
ارتباط به زبان ساده روند ارسال و دريافت اطلاعات به صورت گويشي و غيرگويشي است . ارتباط زماني موثر است كه عكس العمل مطلوبي را درگيرنده ايجاد كند. پس ارتباطيك سيستم دوطرفه ردوبدل كردن اطلاعات است . عوامل تشكيل دهنده يك ارتباط رامي توان در يك شكل ساده به صورت شكل يك نشان داد.
ويژگيهاي يك ارتباط موثر
عوامل يك ارتباط موثر چه مي تواند باشد؟ اين عوامل را به قرار زير مي توان پيشنهادكرد:
1( كامل بودن 2( به اندازه بودن 3( توجه به نياز ارتباطي 4( استحكام داشتن 5(روشني و شفافيت 6( احترام و نزاكت 7( صحيح بودن
به عوامل فوق مي توان مواردي مانند آمادگي پذيرش ارتباط را داشتن ، فرهنگ وتوانايي درك ارتباطات و به موقع نتيجه گيري كردن و در ارتباط >فعالانه < عمل كردن را نيزاضافه كرد.
نتيجه ارتباط تاثيرگذاري و ايجاد تغيير مطلوب رفتاري يا نگرشي در گيرنده است .وقتي كه صحبت از تاثيرگذاري مي شود درواقع صحبت از فرد يا سازماني است كه كوشش بر واداركردن فرد يا سازمان ديگري به انجام كار و يا فعاليتي دارد در حالي كه سازماني ثاني كنترل و يا حرف آخر را در مورد فرد اوليه ندارد.
دكتر رحيمي در ادامه بحث بااشاره به اين پرسش كه اما رفتار تاثيرگذار چيست ،افزود: رفتار تاثيرگذار، رفتاري است مستقيم و صادقانه كه احترام و اطمينان را القا مي كند.در اين نوع رفتار خواسته ها، نيازها و حقوق فرد با نيازها و حقوق ديگران انطباق مي يابدو درواقع يك موقعيت >برنده - برنده < خلق مي شود. به اين معني كه فرد با واسطه توافق بر فرد ديگر تاثير مي گذارد كه در نتيجه آن نه تنها خود در آن ارتباط برنده مي شود بلكه باآزادگذاشتن طرف مقابل براي برنده شدن او را متمايل به قبول تاثير مي كند.
تاثيرگذاري به >مديريت < احتياج دارد. به عبارتي تاثير در ديگران به هر منظوري كه انجام شود بايد مانند هر برنامه مديريتي ديگر با برنامه ريزي همراه و تفكر در مورد آن روش مند بوده و قصد و اهداف آن روشن و به خوبي درك شده باشد. گاري بولك در كتاب >رهبري در سازمانها< تاثيرگذاري را به عنوان فرآيندي كه رفتار شخص را مورد تغيير و ياتحت تاثير قرار مي دهد تعريف مي كند. او تاكتيك هاي تاثيرگذاري را به ترتيب زيرطبقه بندي مي كند:
پيگيري منطقي ، جذابيت ، مشاوره ، تعريف و تمجيد، محبوبيت فردي ، دادوستد،كمكهاي خارجي ، قدرت ، اختيار و فشار.
محققان ديگر شيوه هايي مانند جلب ترحم ، مخالفت با تمام حركات و انديشه هاي طرف مقابل ، ايجاد تسهيلات ، همكاري و تعاون ، و خود را به ظاهر تسليم نشان دادن را نيزبه اين ليست اضافه كرده اند.
نقش بيان موثر در ارتباطات
بيان درواقع قويترين وسيله ارتباطي انسانها و ابزار اصلي در تاثيرگذاردن بر ديگران است . به كمك كلمات ما اهداف ، احساسات و آرزوهاي خود را براي ديگران بيان مي كنيم .
براي برقراري ارتباطي درست و نافذ بايد لغاتي را انتخاب كرد كه مستقيم ، صادقانه ،مناسب و محترمانه باشد. بعضي از لغات عليرغم ساختارشان كه ممكن است بسيارمثبت هم به نظر آيد بااين ضوابط همگون نيستند و نمي توانند فكري نافذ را انتقال دهند.لغات فقط يك قسمت از ارتباط تاثيرگذار است و دقت در انتخاب و كاربرد آن مهارتي است كه هر فردي بايد دارا باشد.
سخنران سپس پرسيد چه كنيم تا بيان موثرتري داشته باشيم . آنگاه در پاسخ به پرسش خود اين موارد را برشمرد:
- دقيق و مشخص حرف بزنيم
- از برچسب زدن و قضاوت كردن پرهيز كنيم
- واقع بينانه حرفهايمان را بزنيم
- مخاطب را به نتيجه تصميم گيريها هدايت كنيم
- نظراتمان را كوتاه و صادقانه بيان كنيم
- روي يك طول موج با افراد ارتباط برقرار كنيم
- نيازهاي مخاطب را در ارتباط كلامي درك كنيم
- شخصيت مخاطب را در ارتباط به حساب آوريم
به گفته آقاي رحيمي گوش دادن نيز از موارد مهم در ارتباط مطلوب است . وي در اين زمينه گفت : گوش دادن از ابزاري است كه در ارتباط بايد به خوبي از آن استفاده شود. كارل راجرز مي گويد: گوش دادن يعني درك بهتر مخاطب و ايجاد شرايطي كه او هم شما را بهتربفهمد. به عقيده وي رابطه واقعي زماني ايجاد مي شود كه به خوبي به سخنان مخاطب گوش داده تا به طرز تلقي و نقطه نظرات او واقف شده احساس و قالب ارجاعي ونتايجي را كه مي خواهد بگيرد درك كنيم . او مي گويد بايد زماني لب به سخن باز كرد ونقطه نظرات را ابراز كرد كه ابتدا اطمينان حاصل كنيم كه نقطه نظرات و احساسات طرف مقابل را به دقت شنيده و درك كرده باشيم .
سرچشمه بسياري از مشكلات ارتباطي عدم توجه به سخنان گوينده است و براي برقراري ارتباط موثر تنها شنيدن سخنان ديگران كافي نيست ، آنچه مهم است كيفيت گوش دادن است .
زبان حركات و رفتار
لغات براي رساندن مقاصد در محاورات و ارتباطات ، نقشي حياتي را بازي مي كنند.اما بايد دانست كه در موارد بسيار زيادي ارتباط ما با ديگران گويشي و لغوي نيست . طبق تحقيقات به عمل آمده نزديك به 07% هر ارتباط، غيرگويشي و غيرلغوي است . ارتباطي كه اصطلاحا به آن زبان حركات و رفتار مي گويند. زبان حركات و رفتار را به عنوان هرنوع ارتباط غيرگويشي ميان انسانها مي توان تعريف كرد. صدا، نحوه بيان ، بلندي و يا كوتاهي صدا، ريتم بيان كردن ، تماس چشمي يا عدم آن ، حالت چهره ، حركات دست و يا عدم آن ،انقباض عضلات ، تغيير در رنگ پوست و يا حتي طرز لباس پوشيدن و آرايش ظاهري تماما ارتباط غيرگويشي محسوب مي شود.
هم چنين در ارتباطات اگر به اين عوامل توجه كافي داشته باشيم ، ارتباط بهتر ومناسبتري خواهيم داشت :
- تنظيم وضعيت ايستادن و نشستن .
- حفظ حريم ارتباطي .
- گشاده رويي و پذيرش .
- نشان دادن توجه و اهميت دادن به ارتباط.
- حفظ تماس چشمي .
- واكنشهاي مناسب نشان دادن .
- حفظ آرامش و اعتدال در هنگام ارتباط.
- نشان دادن صميميت و تفاهم با انجام حركات آئينه اي .
وي ادامه داد; ارتباطات انساني در سازمان به مصداقي خون سازمان محسوب مي شود.
عوامل متعددي در سازمان جلوي برقراري ارتباط مناسب را مي گيرند. اين عوامل ممكن است ريشه هاي اجتماعي ، قومي ، تربيتي و شخصي داشته باشند. اما مضاف برتمامي اينها در خود سازمان نيز عوامل مشهودي وجود دارند كه در اين روند تاثير دارند.
اهميت عوامل تاثيرگذار بر ارتباط مناسب در سازمان به دليل نقش مخرب اين عوامل در بهره وري از يكسو و رضايت شغلي از طرف ديگر است .
از توصيه هايي كه مي توان پيشنهاد كرد تشكيل گروههايي در هر قسمت براي بازبيني روند ارتباطات در هر قسمت و يا سازمان و ارايه راهكار پس از مطالعه عواملي مانندآفات كانالهاي برقراري ارتباط موثر در سازمان ، سازوكار سازمان ، فرهنگ سازمان وكاركنان مي تواند باشد.
يكي ديگر از قدمهاي اوليه در بررسي ارتباطات داخل سازماني سنجش تكثر استفاده از كانالهاي ارتباطي موجود است . تنظيم يك چارت مي تواند اين امر را تسهيل كند.به كمك اين جدول كه توسط مخاطبين بالقوه در رده هاي گوناگون تكميل مي گردد به جدولي نهايي مي توان دست يافت كه در آن كانالهاي ارتباطي كه در سازمان از اولويت برخوردارند - به واسطه تعدد تشخيص توسط مخاطبين گوناگون - بلافاصله مورد بررسي قرار گرفته و راه كارهاي عملي براي رفع كمبودهاي آن ابزار خاص انديشيده شود.
قدم بعد بررسي دقيق اين ابزار، مهارتهاي فرد در استفاده از آن ، عواملي كه باعث جلوگيري از استفاده مطلوب و موثر از آن ابزار ارتباطي از طرف فرد مي شود، بينش واستنباط فرد از كاربردهاي آن ابزار و غيره مي تواند مورد بررسي قرار گيرد.
نتيجه
ارتباطات يك جزء جداناپذير زندگي بشر است و شايد آنقدرها كه در مورد آن تحقيق و توصيه شده به آن عمل نشده است . نظر به اينكه در هيچ زماني در مدارس و يا حتي درخانواده به افراد ارتباطات مناسب و اثربخش به صورت روش مند آموخته نمي شود ويادگيريهاي فردي به صورت تجربي با امتزاج يادگرفته ها و بااستنباط و منش فرد انجام مي گيرد، برقراري ارتباط متجانس بين انسانها بخصوص در محيط كار، امري مشكل است هرچند كه بسيار محتمل بنظر مي رسد.
گزارش از: مهري سادات جزايري
http://www.imi.ir/tadbir/tadbir-111/reports-111/3.asp
نوشته شده توسط: yahyaee در December 16, 2006 01:40 PM