دوره آموزشی اصول و فنون سخنوري (فن بیان)

دوره آموزشی اصول و فنون سخنوري (فن بیان)
استاد: احمد یحیایی ایله ای (دکترای ارتباطات)

اهمیت فن بیان و سخنوری در کار و زندگی
مدیریت اعتماد به نفس
تمرینات افزایش اعتماد به نفس
الگوی کاربردی چیستی، چرایی و چگونگی سخنراني

الف: چیستی سخنرانی
سخنران کیست؟
انواع سخنرانی
مخاطب شناسی
ساختار سخنرانی
قانون طلایی سخنرانی
اصول کاربردی سخنوری
اخلاق در سخنرانی

ب: چرایی سخنرانی
اهداف سخنرانی

ج: چگونگی سخنرانی
انواع شنوندگان
هنر اقناع شنوندگان
الزامات سخنوري
کاربردهای زبان بدن در سخنرانی
کاربردهای لحن کلام در سخنرانی
تکنیکهای جذب مخاطبان
تکنیکهای مشارکت مخاطبان
مراحل اجرایی سخنراني
اقدامات قبل از سخنرانی
اقدامات حین سخنرانی
اقدامات بعد از سخنرانی

تمرینات سخنرانی

سمینار آموزشی رفتار سازمانی مثبت (ویژه مدیران)

سمینار آموزشی رفتار سازمانی مثبت (ویژه مدیران)
استاد: احمد يحيايي ايله اي (دکترای ارتباطات)

چیستی، چرایی و چگونگی رفتار سازمانی
ارتباطات رسمي و غير رسمي (عمودی و افقی)
رهبران رسمي (صاحب منصب) و غير رسمي (صاحب نظر)
نقش ارتباطات در سطوح مدیریت (رييس ، مدير و رهبر)
سبکهای اداره سازمان
تفاوتهای رفتاری مدیران و رهبران
آسیب شناسی رفتار سازمانی (اختصاصی سازمان تحت آموزش)
مولفه های اصلی رفتار سازمانی
الگوهای کاربردی بهبود رفتار سازمانی
تکنیکهای رفتار سازماني مثبت

………………………..
این کارگاه ویژه مدیران سازمانهاست و کار عملی آن، تعیین شرایط ارتباطی شرکت کننده گان (تست ارتباطات) است.

معناي حرکات بدن چیست ؟

معناي حرکات بدن چیست ؟

یکی از مهم ترین خصوصیات انسان که او را نسبت به سایر موجودات برتری می دهد قدرت تکلم و سخن گفتن اوست. او می تواند با به کارگیری کلمات و جملات احساسات و نیات درونی اش را بیان کند و دیگران را از آن آگاه نماید.
از طرفی خواسته یا ناخواسته در فضایی که آن را سکوت و خاموشی می نامیم و با زبان بی زبانی تنها با آنچه «body language» یا زبان حرکات بدن و اجزای آن خوانده میشود، می تواند به خوبی احساسی را انتقال داده یا معنای کلامی را تغییر دهد. هرگز اظهار دوستی و علاقه شخصی در حالی که اخم کرده و ترشرویی نشان می دهد، قابل قبول نیست. بنابر این به کارگیری این ۲ زبان در یک جهت و راستا می تواند به خوبی در بیان هیجانات، عواطف و احساسات به کار رود. اما در میان دنیای خاموش و بی زبانی، زبانهای گویای دیگری هم هستند.
زبان بدن شامل دو قسمت است . یکی زبان حرکات بدن و دیگری زبان آرایش و ظاهر بدن :
۱٫ بازکردن دکمه های کت
افرادی که باشما بی ریا و صمیمی هستند غالباٌ دکمه های کت خود را باز کرده یا حتی آنرا از تن در می آورند اما در یک مذاکره رسمی اینچنین نیست. در این شرایط افرادزمانی کت خود را در می آورند که امکان دسترسی به توافق وجود داشته باشد , به عبارت دیگر هر قدر هوای اطاق گرم باشد اگر طرفین احساس دسترسی به توافق را نداشته باشند کتشان را در نمی آورند.
۲٫ انداختن پاروی پا
در هنگام مذاکرات هر گاه یکی از طرفین یا هر دو ی آنها پاهای خودرا روی هم میاندازند نشانه این است که وارد مرحله جدیدی از مذاکره می شوید , مرحله ایی که امکانتفاهم کمرنگ می شود . اگر انداختن پا روی پای دیگر با گذاشتن دستها در زیر بغل بصورت ضربدر همراه باشد اوضاع وخیم تر است و باید یک فکر جدی برای تغییر وضعیت انجام دهید تا طرف مقابل از حالت تدافعی خارج شود.
۳٫ کشیدن دست به چانه
این علامتی از زبان رفتار است که در هنگام تصمیم گیری بکار می رود. کشیدن دست به روی چانه معمولا” با حالتی از چهره همراه است که در آن چشم ها کمی جمع می شود. افرادی دیگر ممکن است در این حالت لب بالایی را لمس کنند و آنرا بکشند و بعضی مردها با سبیل یا ریش خود بازی کنند که همگی دلیل بر تعمق و ارزیابی است. در بازی شطرنج نیز افرادی که قرار است حرکت بعدی را انجام دهند در بسیاری از موارد چنین اشاره ایی را از خود نشان می دهند که پس از تصمیم گیری متوقف می شود .
۴٫ برداشتن عینک
برداشتن آهسته عینک جهت تمیز کردن آن در شرایطی که نیازی به این عمل نیست اشارهتعویقی است, این عمل در طی یک مذاکره ممکن است چندین بار انجام بگیرد. در چنینحالتی شخص می خواهد با طفره رفتن از پاسخ یک سؤال یا ایجاد تاخیر در پاسخ مطالبی رادر ذهن خود بررسی کرده وموقعیت خود را مرور نماید. در هر حال این افراد می خواهندزمانی رابرای پرسش یا پاسخخود در اختیار بگیرند. اشاره مشابه دیگر می تواند برداشتنعینک در کنار دهان باشد.
۵٫ دست زدن به بینی
این علامت رفتاری ویا مالیدن با انگشت اشاره نشانه شک و تردید در مورد مطالب گفتهشده در یک گفتگـــو یا مذاکره می باشد؛ به ویژه اگر این اشاره همراه با متمایل شدنشخص به انتهای صندلی باشد. اما مراقب باشید که این اشاره را با کسی که بینی خود را‎ می خاراند اشتباه نکنید. اشاره دیگری در این زمینه مالیدن پشت گوش یا کنـار آن استکه حاکی از شک وتردید در ارائه یک پاسخ یا سبک وسنگین کردن آن است. در بسیاری ازمواقع پس از این عمل دست به سمت چشم رفته وعمـل مالیـدن چشـم انجام می شود.
۶٫ ضرب گـرفتـن روی مـیـز
کسی که با ریتمی یکنواخـت وکسل کننده به روی میز ضرب میزند می خواهد احساس بیقراری خود را بیان کند.اشارات مشابه دیگـر می تواند این با شد که فرد مرتباٌ‌ دکمهخودکار خود را بالا وپایین می زند ویا باپاشنه پا به زمین ضربه میزنـد. پیام مستقیماین اشارات برای شما این است که باید دریابید که حرفهایتان کسل کننده یا بی روح استویا اینکه برای طرف مقابل تازگـی نــــدارد.
۷٫ قراردادن مچ یک پا به روی مچ پای دیگر
این اشاره اشاره ایست که در مواقع بسیاری بروز می کند. مثلا”‏در جلسات دوستانهیا رسمی که شخص تحت فشار روانی ؛ تنش یا استرس قرار گرفته است.
مهمانداران هواپیما در این زمینه تجربیات مفیدی دارند ،آنها به راحتی می تواننـدافرادی که از مسافرت با هواپیما می ترسند را تشخیص دهنـد زیرا این افراد با پاهایگره خورده وقراردادن یک مچ به روی مچ دیگر می نشینند به خصوص در هنگـام برخواستنهواپیما.
همچنین بسیاری از افراد در موقعیت های تنش زا مانند شرکت در مصاحبه یا آزمونیبرای استخدام ،مچ پاهای خود راروی هم می اندازند. اصولاّ علائم زبان رفتار بیشتربا یکدیگر ودر یک مجموعـه ظـاهر می شوند وبه همین ترتیب باید با هـم تعبیر شونـد.بهعنوان مثال اگرفرد مقابل شمـا پایش را از روی پا بردارد و کمـی به طرف شما خم شود شما می توانید نتیجه بگیرید که وی به سخنان شما علاقمند است و مایل است بیشتربداند.
پس توجه به زبان رفتار را در خود تقویت کنید وهمواره در هنگـام مواجـه شدن باواکنش منفی از طرف مقابل در صدد متعادل کـردن اوضــاع برآیید. در این مواقع بهتراست به جـای ایـنکه شـیوه قـبلی خود را ادامه دهید و بر آن اصــرار ورزید سیاستجدیدی را در پیش گیرید،چراکه اگر فردی از رفتار یا گفتار شما ناراحت یا عصبانیباشد علائم رفتاری او پیشاپیش این موضوع را به شما هشدار می دهند .
علائم منفـی زبـان رفتـار:
– نوک پاهـا در جهتمخالـف شماست یا به سمت درب خـروجی است.
– تمـاس چشمـی محدود
– تکان دادن سریعسـر به جهـت تائیـــد
– لمس کردن و مالیدن پشـت گـردن
– نگـاه کردن به سقـفوآسمـان
– چرخـیدن به دور واطــراف و سـایر اشـاراتی که در بــالا به آنهــااشاره شد.
۸٫ چشمها
سطح چشمها:
در یک گـروه، مـعمـولا فـردی کـه سطح دیـد چشمانش از سایرین بالاتر است رهبرمحسوب میگردد. هنگامی که شما ایـستـاده باشید و دیگران نشسته قطعا شما را در موضعقدرت قرار میدهد.
مالش چشم:
زمانی که فردی چشمش را با انگشت اشاره مالش می دهـد نـشـانـگر فریب و نیرنگ میباشد. از آنجایی که فرد میـخواهد تماس دیداری را قطع کند بهانه ای بدست می آورد کهبه این طرف و آن طرف نگاه کند. ایـن حـرکت غیر ارادی یـک افــشـاگر حسابی است کهفرد دارد دروغ می گوید.
چشم برگرداندن:
این معمولا یک علامت مسلم از نیرنگ، گناه و دروغگویی است.
چشمان بسته:
هرگاه چشمان یک فرد برای لحظه ای طولانی تـر از چـشم بر هم زدن متعارف بسته وابروها نیز برخاسته شود پیـام چنـیـن اسـت: “بـه حرف زدن خود خاتمه بده.”
حرکت چشم به سمت بالا:
این نشانه غضب و عصبانیت است.
نگاه مختصر به اطراف:
این ژستی خـجـالت گـونه و عشوه گرانه است. فرد جسورانه خیره میشود در حالیکه سرشرا پایین انداخته و به سمت مخالف کج میکند. اشـاره بـر کمرویی بی باکانه دارد.
نگاه ممتد:
این بی تردید یک نشانه گرایش جنسی است. شخصی که تماس چشمی برقرار می کند، چشمبرگردانده، سپس مجددا به چشمان شما نگاه می کند میـگویـد: “مایلم با شما بیشتر آشناشوم”
نگاه خیره شدید:
این نشانه خلق تهاجمی، سلطه جویانه و تهدید آمیز است.
نگاه به بالا و پایین:
هنگامی که آقایی نگاهش را به سر تا پای یک خانم میاندازد به او می فهماند که بهاندام فیزیکی وی علاقه مند است.
چشمک:
چشمک یک علامت غـرض آلود است. نـشانـگر آن اسـت کـه رمز و رازی میـان فردی کهچشمک میزند و فردی که به او چشمک زده می شود برقرار است.
بالا انداختن همزمان دو ابرو:
در میان یک اتاق شلوغ، مفهوم آن کاملا واضح و روشن است: مایلم با شما ملاقاتکنم.
بالا انداختن یک ابرو:
زمانی که یک ابرو بالا انداخته میشود در حالی که ابرو دیگر پایین باقی میماندمفهومش این است: حرف شما را باور نمیکنم.
ابروهای گره خورده:
زمانی که هر دو ابرو به سمت همدیگر کشیده میشود باعث پدید آمدن شیار بین آن دومی شـود که دلالت بر اضطـراب، درد، تـرس و یـا آمـیـزه ای از ایــن هیجاناتدارد.
پوشاندن صورت:
زمانی که دست بر روی صورت می آید مـفـهومش چنین است: شوکه شده ام. این ژست بینفرد و موقعیت مزاحم و مـتـجاوز فاصله می اندازد.

۹٫ زبان
خنده زورکی:
این نیشخند کنترل شده تا چشمها گسترش نمی یابد.
دهان کجی:
گوشه لبها را مانند پوزخند به عقب برده و دندانها را نمایان میگرداند.
تبسم با دهان گشوده:
دندانهای بالا نمایان شده و بـه شـخـصـی کـه بـا شـما گفتگو میکند می فهماند کهمایل هستید بیشتر با او آشنا شوید.
تبسم با لبان بسته:
این لبخند تنها برای ادای احترام و ادب و نزاکت است.
در هم کشیدن لبها:
هرگاه فردی لبهایش را در هم کشید به مفهوم آن است که طرف مقابلش را جذاب و دلربایافته.
لبهای سفت و جمع شده:
دال برتنش و عدم پذیرش است.
جویدن لبها:
وقتی فردی لب پایین خود را جویده و سرش را تکان میدهد نشانگر خشم فرد است.
تماس با لب ۱:
هرگاه انگشت اشاره بطور عمودی برای لحظه ای به طرف بالا آید میگوید: ساکتباش.
تماس با لب ۲:
ولی هرگاه انگشت اشاره به لب پایین تماس پیدا کند و دهـان انـدکـی باز شودمفهومش چنین است: “می خواهم با شما صحبت کنم”
خمیازه کشیدن:
خواب آلودگی تنها علت خمیازه نمی باشد بلکه “خمیازه اجتماعی” نیز وجود دارد. خمیازه ای که در یک موقعیت استرس زای خفیف پدید می آید. هنگامیکه مردد هستید چهکاری میخواهید انجام دهید خمیازه روشی است برای خریدن زمان

۱۰٫ دست ها (از مچ تا سر انگشتان(
دست دادن محکم:
فردی که دستش را دراز کرده و سـپـس دسـتـانـش را بـه طـریقی می چرخاند که دستشبالا و کف دستش پایین قرار می گیـرد، سـعی در توفق و برتری جویی دارد. این نوع دستدادن اغـلب اوقـات در مـوقـعـیـت هـای سیـاسی و دیپلماتیک کاربرد دارد.
دست دادن بسیار محکم:
نشانگر شور و اشـتیاق و سلطـه گـری اسـت. بـی تـردیــد میتوان فهمید چه کسیاینجا فرمان میدهد.
دست دادن شل:
فردی که تـنـها انگشتان دستـش را دراز میکند و یا دستهایش مانند ماهی شل است، میگوید: مایل نیستم به مـن دسـت بزنید، من صمیمیت را دوست ندارم. همچنین آن نشانهضعف، انقیاد و مطیع و تسلیم بودن نیز میباشد. هر گاه آقایی در یک موقعیت کاری ازاین دست دادن استفاده میکند امکان دارد چنین برساند که قصد دارد مخفیانه اعمال نفوذدر موقعیت نماید.
دست دادن با هر دو دست:
هرگاه از دست چپ برای در برگرفتن و پوشاندن دستهای فشرده شده استفاده گردد، دستدادن دستکش وار نامیده شده و راستی و صمیمیت زیاد را می رساند مانند یک در آغوشگرفتن کوچک و ظریف.
حرکت انگشت:
ضربه آهسته، مضراب زدن و یا ریتم یکنواختی را با انگشتان نواختن، دلالت بر بیتابی و ناشکیبایی دارد. یک حرکت نمادین گریز میباشد. انگشتان عمل راه رفتن را گرچهبدن بی حرکت است انجام میدهند.
دستهای پـنهان:
این ژست مرموز و آب زیر کاهانه است. فرد میگوید: مایل به گفتگو با شما نمیباشم. خصوصا در مورد دستهایی که عمیقا در جیــب ها فرو شده باشد جایی که برای تماس وگرفتن دست و یا هر گونه رابطه صمیمانه وجود نخواهد داشت.
دستها به روی زانو:
وقتی کف دستها بـه طـرف بـالا بـاشـد، شـخص گـشـاده رو و پـذیـرا می باشد. وقتیکف دستها پایین باشـد مـمکـن اسـت پـای فـریبکاری و تعرض در میان باشد.
مناره کردن انگشتان:
هنگامی که فردی انگشتان خود را به هم فشرده و چـانـه و دهان را روی سر انگشتانقرار میدهد نـشانگر تفکر عـمـیق است. مانند زمانی که شخص به امید شنیدن جواب میباشد. همچنین حایلی اسـت بـرای مـحـافـظـت کـردن از قفسه سینه، پایین صورت ودهان.
مشت پوشیده شده با دست باز:
فـرد در ایـن حـالت خشـمگین است اما می کوشد که آرام بماند. به اصطلاح خود راکنترل کند.اما مراقب این فرد باشید چون امکان دارد هر موضوع کوچکی منجر به آن گرددکه کنترلش را از دست بدهد.
پرتاب دست:
شـخصـی کـه مـی خـواهـد عـقایدش را به اجبار تحمیل کند ممکن است دستش را بطرفشنونده و جلو پرتاب کند. درحالت پرخاشگرانه خفیفتر تنها از انگشتان استفادهمیگردد.
قلاب کردن دستها پشت سر:
این یک ژست متکبرانه میباشد. خصوصا زمانی که فرد به عقب تکیه داده باشد. اومیگوید: من آنقدر بر شما سلطه دارم که نیاز به دفاع کردن از خودم ندارم.
بازی کردن با حلقه ازدواج:
این علامت عصبی بودن و نـشـانگر آن است که مشکلی در ارتباط وجود دارد. خصوصازمانی که فرد همزمان در مـورد هـمسـرش در حـال صحبت کردن میباشد.
تکان بیقرار دستها:
این تلاش بدن برای رهایی می باشد. هـورمـون آدرنـالیـن در حال ترشح شدن است امافرد نمی داند چگونه رهایی یابد. کلـنـجار رفـتـن بـا سـر آسـتـیـن پیراهن و یاجواهر آلات روی مچ به دیگران میـگوید که: شما احتیـاج بـه تـوجـه داریـد. در کـافهایـن عمل جایز و مناسب است اما در جلسات کاری منحرف کننده و موجب حواس پرتیمیگردد.
دست زدن به کراوات:
این رفتار مردانه می گوید:می خواهم تاثیر خوبی از خودم بجا بگذارم. این روش اوستکه می خواهـد بـه شـما بـفـهــماند شدیدا” در تـلاش اسـت تـا خوشنودتان سازد.
دست کشیدن در میان موها:
وقتی افراد نمی دانـنـد چه چیز باید بگویند اغلب اوقات دستشان را میان موها میکشند. نـاظـری که قـادر است زبان بدن را متوجه شود آگاه است که فرد در مورد کاری کهمی خواهد انجام دهد و یا چیزی که میخواهد بگوید تردید دارد.

۱۱٫ پا ها
تکان دادن پاها:
وقتی فردی طوری نشسته که یک پا را روی پـای دیـگر انـداخته و یک پا را در هواتکان می دهد پیام این است: من حوصله ام سـر رفته. حـرکات نـشـانـگر گـریز است اگرچهبدن فرد ساکن و بدون حرکت می باشد.
انداختن پاها روی هم در ناحیه زانو:
این حالت متداول بطور یـکسان در مردان و زنان رایج می باشد. مفهومش این است که: من بـسـیار آسـوده خاطر هستم.
قوزک پا روی زانو:
این معمولا عملی مردانه می باشد. میگوید: من قاطعانه از حقوقم دفاع می کنـم امابـا آرامـش هسـتم. این همان ژست اصیل “پا روی پا اندازی کابویی” است.
انداختن پا روی هم در ناحیه قوزک:
این ژسـت در مـردها بیش از زن ها مورد استفاده قرار می گیرد. می گوید: “منمودبانه در آرامش هستم.”
به هم پیچیدن پاها:
این ژست در خانمها رایج می باشد. زن پاهایش را به هم می پیچانـد طوری که یک پایشرا به پشت قوزک پای دیگرش قلاب میکند. مردها انجام دادن این کار را دشوار میپندارند. بـه هم فشردگی این حالت برداشت ” در آغوشگیری” و نوعی تمایل جنسی را درذهن تداعی می سازد.
قفل کردن پاها:
این نیز نمونه ای از ژست زنانه میباشد. او در حالی که ایستاده یک پا را به پشتپای دیگر قفل می کند. این عمل معمولا به مفهوم آن است که فرد عصبی و ناراحت میباشد.

۱۲٫ دست ها
خم کردن بازوها:
این کار میگوید: “من پر زور و نیـرومند هستم.” بالا آوردن یـک بازو نیز راهیبرای جلب توجه میبـاشد. هر دو دسـت را بـجلو دراز کردن ژست خوش آمد گوییمیباشد.
دستها به پشت:
وقتی دستها به پشت کمر قلاب میگردند مفهومش این است که فرد وضعیت را تحت کنترلخود دارد. میگوید: “من راحت هستم” مشابه حرکتی که سربازان زمانی که در حالت خبردارنیستند به خود میگیرند.
دستها به جلو:
هنگامی که ما مضطرب می باشیم تمایل به نگاه داشتن دستهـای خود در جلوی بدن خودداریم تا بتوانیم یک سد حفاظتی ایجاد گردانیم.
دستهای قلاب شده:
بر خـلاف دسـت به سـینه بودن که دستها بطور متقاطع به روی سینه قرار میگیرند،این ژست در افرادی مشاهده میشود که در شرایط اضـطراب آمـیزی قرار دارند. در واقعچنین به نظر می آید برای حفظ جانشان به خودشان دست آویخته اند.
دستهای تا شده:
زمانیکه دستها مقابل بدن همدیگر را قطع میکنند، مـعـمـولا نشانگر وضعیت تدافعیمیباشد. فرد میگوید: من تمایل ندارم به هرچیزی که با عقایدم در تضـاد می باشد گـوشدهـم. اغـلب مردم از مانعی که این طرز ایستادن پدید می آورد آگاهی ندارند. اما بـیتـردیـد بـرای سـد کـردن هـر گونه تعدی و مزاحـمت بکار گرفته می شـود. خصوصا وقتیکه لبهای درهم و اخم نیز با آن همراه گردد.
دراز کردن دست :
زمانی که یک مرد نشسته و دست خود را دراز کرده، او میـگوید: “من اینجا را تحتکنترل خود دارم”. اما اگر یک زن این کا را انجام دهد، مـردها معمولا اینگونه میپندارند که او از حد و حدود خود تجاوز کرده است. هر چنـد زمـانـی که تنها یک دست راروی صندلی مجاور قرار میدهد میگوید: “میخواهم مانند شما(مردها) باشم”
دست به کمر بودن:
دستها دو طرف کمر به طوری که آرنج به طرف خارج بدن قرار مـیـگیرد فرد میگوید: ازمن فاصله بگیر. این یک عمل نا آگاهانه می باشد که مـا هـرگاه احساس جامعه ستیزیداشته باشیم و یا در محل پر ازدحامی قرار داریم و تـمایـل نداریم دیگران نزدیک بهما شوند اعمال میکنیم.
شانه بالا انداختن:
شانه ها بر آمده گشته و کف دستها به سمت خارج میچرخنـد. پیام روشن و واضح میباشد: من شما را نمی شناسم . و یا من نمی تـوانم به شما کمک کنم. دلالت بر احساسدرماندگی فردی است که این ژست را به خود میگیرد.
راست قامت ایستادن:
حالت ایستادن افراشته میگوید شما انسان با اعتماد به نفس، صادق و موفقی هستید. حتـی اگـر کـوتـاه قـد باشید، گرفتن یک ژست مطمئن و بی پروا شما را پر ابهت نشانخواهد داد.
گامهای کوتاه-بلند:
استفاده از تمام طول پا در هنگام راه رفتن، گامهای بلند برداشتن و کمر را راست وسر را بالا نگاه داشتن بیانگر یک حالت مطمئن و با صراحت می باشد. برعکس گام های ریزو با شانه های قوز کرده فرد را ترسو و آسیب پذیر مینماید.
احوالپرسی دوستانه:
با اندک بالا آوردن ابرو زمانیکـه بـرای نـخستین بار شخصی را ملاقات می کنید،شما را علاقه مند، با نشاط و هوشیار می نماید.
رویارویی نزدیک:
هر فردی مجاز و نیازمند مقدار معینی حـریـم شـخـصـی در پـیـرامـون خودش میباشد. معمولا آن حریم شخصی ۱۸۰-۹۰سانتیمتری شمـا امـتـداد مـی یـابد. محدوده صمیمی وخودمانی ۵۰ سانتیمتر امتداد دارد. زمانیکه فردی خیلی نزدیک به جلو می آید منجر بهمزاحمت و ناراحتی می گـردد. این یـک عـمل تـجاوز کارانه می باشد که مرزها و حدوددیگران را رعایت نکرده و احترامی برای آنها قائل نمی باشد. این طرز رفتار می تواندسبـب شود تا یـک فـرد مـنـفعـل و بی اراده، احساس آسیب پذیری کرده و حالت تدافعی بهخود گیرد. تا زمانی که از شما در خواست نشده عقب بمانید.
بی رغبتی:
اگر میخواهید برتر از دیگران جلوه کنید، پشت به دیوار تکیه زده و دست به سینهبایستید. پیام روشن است: “مزاحم نشوید.”
گرفتن گردن:
هنگامیکـه دسـت بـه طرف بالا تاب خورده و خودش را به پشت گردن قلاب می کند نشانهخشم می باشد. در دوران بدوی این ژست به ضربت سختی بر سر فرد مقابل منجر می گشت. امادر جامعه متمدن میباید از این عمل اجتنـاب ورزیـد. افرادیکه زبان بدن را متوجهمیشوند از توانمندی این عمل آگاه هستند.
بی قراری(وول خوردن(
در موقعیت اجـتمـاعی هرگاه با پول خرد داخل جیبتان بازی کنید و صدای جیرینگجیرینگ آن را درآورده یا با موها و یا لباستان کلنجار رویـد، علامت واضحی است کهشما عصبی، بی قرار و هیجان زده می بـاشـیـد. بـرای گـذاشتن تاثیر خوب بر روی دیگرانسعی کنید این حرکات تهییج آمیز و بیتاب گونه را در خود فرو نشانید.
کشیدن شلوار:
این عمل در مردان بیش از زنان انجام میشود. چون مردها هستند که اغلب اوقات شلواربه تن می کنند. پارچه شلوار یک پا به نشانه نـابـاوری بـه بــالا کشیده میشود. مانند این میماند که پایش را روی یک چیز ناخوشایند گـذاشـته و میکوشد آن را از رویشلوارش بتکاند.
به دیوار تکیه زدن:
زمانیکه شما به دیوار و یا درب ورودی با آرامش خاطر بسیار، تـکیه می دهید، بهدیگران می گویید که بمانند. این روشـی اسـت برای طولانی کردن گفتگو خصوصا وقتی کهدر موقعیتهای اجتماعی قرار دارید.
ارتباط نزدیک:
دو فردیکه با هم گفتگو کرده و همدیگر را در یک جایگاه و همسو مییابند، انس وعلاقه متقابل را نمایان میکند. افرادیکه برای مدت زمان مدیدی با یکدیگر بوده اندحرکات یکدیگر را تـقـلـیـد و تـکرار کـرده و حـتـی کلمات و الفاظ یکسانی را همزمانبیان میکنند.
نزاع:
هنگامی است که دو فرد رو در روی هم، اما برخـلاف مـورد قـبلـی می ایستند کهبیانگر خشونت و تند خویی شدید میباشد. در شرایط عادی هر دو فرد در هنگام صحبت کردناندکی از یکدیگر فاصله میگرند. امـا هرگاه بخواهند با یکدیگر زورآزمایی و نزاع کنندخود را در حالت بینی به بینی قرار میدهند که تقابل بسیار خطرناکی است.
تعظیم کردن:
این ژست ادای احترام دنیای کهن، دیگر کاربردی جـز در محافل دیپلماتیک و موقعیتهای رسمی ندارد.
هر چند که در زمانهای گذشته بـه عنوان ادای احـترام و درودفرستاندن متعارف بکار می رفته است، اما اکنـون در اغـلـب اوقـات تـوسـط هـنرمـندانو مجریان بر روی سن مورد استفاده قرار می گیرد.

۱۳٫ موی سر صورت
برخی از کارشناسان بر این باورند که مدل موی شخص می‌تواند نشان‌گر تصویر شخصی, کیفیت زندگی, میزان عملگرایی, خودنمایی, اثرگذاری و پایگاه اجتماعی و اقتصادی فردباشد. برخی نیز بر این باورند که موی شخص می‌تواند نشانگر بالندگی عاطفی و ناحیه‌یزیستی باشد.
مفاهیم مختلف مدل‌های مختلف مو را در طول دهه‌های گذشته از نظربگذرانید. فرضاً, در دهه‌ی ۶۰ و ۷۰ قرن بیستم موی بلند شخص نشانه‌ی عصیان‌گری وشورشگری بود, اما امروزه در دهه‌ی ۹۰ یک راننده‌ی کامیون بیابان نیز موهایش را بلندمی‌کند تا بسان سلطان موسیقی راک جلوه کند. باید توجه داشت که موهای بلند دخترک ۱۵ساله تفسیر متفاوتی با موهای بلند یک زن ۵۵ساله دارد. در هر صورت, در این قسمتحتی‌المقدور اسرار شناخته شده‌ی انواع مدل مو را در اختیار شما قرار می‌دهیم. بایدتوجه داشت که نشانه خوانی باید همراه با نشانه‌های آشکار سایر ویژگی‌های فرد باشدتا بتواند فرد را به سوی تشخیص درست رهنمون شود.
موی مردان
موی بلند و موی کوتاه _ باور غالب ایناست که موی کوتاه نشانه‌ی محافظه کاری و سازگاری و موی بلند نشانه‌ی ماهیتی هنری وعصیان‌گری است. این باور گهگاه درست می‌نمایاند؛ ولیکن در همه‌ی موارد این گونهنیست, زیرا موهای بسیار کوتاه می‌تواند نشانه‌ی موارد زیر باشد:
فرد احتمالاًاهل ورزش است؛
در حال طی کردن دوره‌ی نظام بوده و یا این که در گذشته یک نظامیبوده است؛
شخص در سازمان و یا اداره‌ای کار می‌کند که مجبور است مویش را کوتاهنگه دارد؛ این امر می‌تواند نشان‌گر گرایشات هنری, عصیان‌گری و مدگرایی باشد (درصورتی که مو به طور غریبی رنگ شده باشد و یا این که بسیار کوتاه باشد)؛
ممکن استنشانه‌ی محافظه‌کاری فرد باشد؛
احتمالاً شخص به نوعی مشغول درمان بوده و یا اینکه این امر از ضرورت درمانی ناشی شده است؛
احتمال دارد فرد این گونه بپندارد کهجذابتر می‌نمایاند؛
فرد به دلیل راحتی و سهولت کاری, موی کوتاه را ترجیحمی‌دهد.
اگر چه تامل در خصوص موارد بالا می‌تواند برای تشخیص ماهیت اشخاص راهگشاباشد, لیکن بسندگی صرف به این ذهنیات و کلیشه‌ها می‌تواند بازدارنده باشد.
مویآراسته: مردی که با موی آراسته, سشوار کرده و تافت زده ظاهر می‌شود و این امر را بالباس و کفش گرانقیمت همراه می‌کند, خواهان به رخ کشیدن موقعیت و پایگاهغبطه‌برانگیز اجتماعی و شغلی خود است.
این حالت می‌تواند نشانه‌ی کامیابیاقتصادی, خودمهم پنداری و اثرگذاری بر روی دیگران باشد. معمولاً مردان این گونهبرای موی سر خویش سرمایه‌گذاری پولی و زمانی نمی‌کنند. در هر حال, استنباطی که ازاین حالت می‌توان کرد این است که چنین مردانی بدین وسیله قدرت, توان مالی و برتریپایگاه اجتماعی خویش را به رخ دیگران می‌کشند.
بعلاوه, همین برداشت را می‌توانبه ناخن‌های آراسته نیز تعمیم داد.
نشانه‌های مرتبط با ریزش, کم پشتی و طاسی سر
مردانی که معدود تارهای موی باقیمانده بر روی سر خود را با دقت ووسواس محسوسی شانه می‌کنند و به اصطلاح به آن حالت می‌دهند, در واقع بدین وسیلهخودخواهی خود را نشان داده و در عین حال نسبت به قضاوت و داوری دیگران غافل هستند. زمانی که من با چنین مردانی برخورد می‌کنم, نخستین سوالی که به ذهنم خطور می‌کنداین است که آیا این مرد نمی‌داند که ما چشم داریم و همه چیز را می‌بینیم. نکته‌یقابل توجه این که این برداشت‌ها وحی منزل نیست و در همه‌ی حالات استثنا به چشممی‌خورد.
استفاده از کلاه گیس و کاشتن و ترمیم موی سر: مردانی که با ترمیم مویسر خویش کم پشتی و یا ریزش آن را جبران می‌کنند, بدین وسیله نخوت و فقدان اعتماد بهنفس خویش را نشان می‌دهند.
بعلاوه, بدین وسیله فرد با جذاب نشان دادن خویش اعتمادبه نفس از دست رفته را کسب می‌کند. در هر صورت, از نشانه‌های این نوع اقداماتترمیمی مردان می‌توان به مواردی چون برخورداری از امکانات مادی, نقص زدایی و ظاهرگرایی اشاره کرد.
استفاده از انواع کلاه‌ها:
مردان طاسی که از کلاه بیس‌بال برای پوشش این نقیصه‌ی خود استفاده می‌کنند, درواقع در برابر پیر شدن از خود مقاومت نشان می‌دهند. در این ارتباط باید به این نکتهتوجه کرد که بسیاری از مردان طاس برای حفاظت از فرق و کاسه‌ی سر خویش در برابرآفتاب سوزان از این کلاه‌ها استفاده می‌کنند؛ لیکن اگر مردان طاس در منزل نیز ازاین کلاه‌ها استفاده می‌کنند, این امر می‌تواند نشان‌گر فقدان خودباوری و اعتماد بهنفس باشد.
موی رنگ شده:
مردانی که موی سر خود را رنگ می‌کنند, عمدتاً خواهان پوشاندن موهای سفید خودهستند و بدین وسیله خود را جوان می‌نمایانند. روشن است که این وسیله در همه‌ی حالاتو مقاطع سنی نمی‌تواند راهگشا باشد. فرضاً چنان چه مرد ۷۵ ساله‌‌ای دارای موهایمشکی یک‌دست باشد, در آن صورت پنهان‌کاری کاملاً بی‌مورد است. در هر صورت, ازویژگی‌های این اشخاص می‌توان به خودخواهی, واقعیت گریزی و بسان کبک عمل کردن اشارهکرد.
موی صورت مردان
ریش و سبیل: برخی از مردم براین باورند که ریش و سبیل می‌تواند نشانه‌ی راز آلودگی شخص باشد. باید توجه داشت کهاین برداشت درست نبوده و مردان به دلایل مختلف از موی صورت استفاده می‌کنند.
درهر صورت, ریش و سبیل می‌تواند به موارد زیر دلالت کند:
مرد می‌پندارد که بدینشکل جذاب‌تر می‌نمایاند؛
مرد جوان بدین وسیله خود را سالدار می‌نمایاند؛
بااستفاده از ریش, فرد سن و سال و چروک‌های صورت خود را می‌پوشاند؛
فرد بدین وسیلهنقص صورت خود را می‌پوشاند؛
مرد ریشو بدین شکل ماهیت عصیانگرانه‌ی خویش رامی‌نمایاند؛
مرد در جایی شاغل است که از این بابت محدودیتی را به شخص تحمیلنمی‌کنند.
دقیقاً به طول و شکل و شمایل ریش و سبیل مردان توجه کنید, زیرا ریش و سبیل‌هایبلند می‌تواند گرایشات سیاسی لیبرالیستی مردان را بنمایاند. از سوی دیگر, ریش وسبیل نامرتب, کثیف و ناآراسته می‌تواند نشانه‌ی ویژگی‌هایی چون کاهلی, دلمردگی, اختلالات و عوارض روحی و فیزیکی, فقدان قدرت داوری و سایر کاستی‌ها و نقایص بهداشتیباشد.
موهای سایر قسمت‌ها:
ابروان پرپشت و نامرتب و موهای زیاد دماغ و گوش مردان, نشانه‌ی این است که ایناشخاص به ظاهر خویش اهمیتی نمی‌دهند. برخی از این مردان بر این باورند که مرتب کردنو آراستن موهای این قسمت‌های صورت عملی نادرست و نامردانه است.
مدل موی نامتعارف و نمایان:
مدل و یا رنگ موی غیر عادی و نامتعارف می‌تواند دلالت بر موارد زیر داشتهباشد:
ماهیت ناسازگار؛
فرد ماهیتی عصیانگرانه و شورشی دارد؛
فرد شیفته‌یماجراجویی است؛
فرد گرایشات مدپرستانه و هنری دارد؛
فرد دارای شغلی نامتعارفبوده و سبک زندگیش نامتعارف است؛
شخص بدین وسیله خواهان عضویت در یک گروه هم سالخاص است؛
سازگاری با مدل‌‌های غالب و حاکم در اجتماع؛
بی‌توجهی به صورت‌هایظاهر؛
میل به منحصر به فرد بودن و جلب توجه کردن؛
تاثیرات فرهنگی (سن و سالفرد, نژاد و گروه‌های مختلف اجتماعی).
موی زنان
مدل موی زنان در قیاس با چگونگی مویمردان محدودیت چندانی ندارد, زیرا مردم آسان‌تر انواع مدل موی سر زنان رامی‌پذیرند, چون مدگرایی عمدتاً از آن جنس مونث است. با این وجود, موی سر نمایان ونامتعارف زنان نیز تعابیر و تفاسیر خاص خود را دارا می‌باشد.
موهای کوتاه وبلند: بر اساس فرهنگ ما, جوانی و جذابیت جسمانی زنان با موی بلند تعریف و تبیینمی‌شود. به همین دلیل, بلندی و کوتاهی موی زنان تفاسیر خاص خود را دارا می‌باشد. حال اگر علیرغم این نگرش فرهنگی زنی مویش را کوتاه نگه دارد, باید به موارد زیرتوجه کرد:
موی زیبا, کوتاه و آراسته این حالت می‌تواند نشان‌گر تمایلات هنری فردبوده و در عین حال از برخورداری مالی حکایت کند. باری, هزینه کردن مبلغ قابل توجهیاز درآمد برای آرایش مو می‌تواند نشانه‌ی اهمیت دادن به ظاهر شخصی, میل به پذیرفتهشدن, اهمیت دادن به نظرات دیگران و احتمالاً عدم ایمنی باشد.
موی کوتاه معمولیزنان _ چون نگه داشتن موی بلند دشوار و هزینه بر است, بسیاری از زنان موی خود راکوتاه می‌کنند تا از دنگ و فنگ نگهداری موی بلند در امان باشند. در هر صورت, ازنشانه‌های بارز این حالت می‌توان از عملگرایی فرد نام برد, به ویژه اگر این حالت باسایر ویژگی‌های عملگرایی همراه شود.
موی بسیار کوتاه سبب توجه دیگران می‌شود _ چنان چه لباس زنی زرق و برق دار و زننده باشد, جلب توجه کردن این حالت مو نمودمی‌یابد.
احتمال دارد که موی بسیار کوتاه دلالت بر ضرورت‌های درمانی داشته باشد _ فرضاً, زنانی که شیمی درمانی می‌شوند, چاره‌ای جز این ندارند.
در رابطه باموهای بلند باید موارد زیر را از نظر گذراند:
چون فرهنگ ما موی بلند را نشانه‌یجذابیت و زیبایی می‌داند, زنی که بیش از چهل سال سن دارد و در عین حال موهایش را بهطور نمایانی بلند نگه می‌دارد, در برابر پیر شدن از خودش مقاومت نشان می‌دهد و اداو اطوار جوانان و چشم نوازان را در می‌آورد. از ویژگی‌های این زنان می‌توان بهمواردی چون ذهنیت گرایی, رویاپردازی و واقعیت‌گریزی اشاره کرد.
موی بلند نمایانیک زن ممکن است حالت چشم‌نوازی نداشته باشد و این کیفیت سبب شود که بپندارد که بدینشکل جذابیت جنسی محسوسی کسب می‌کند.
موی بلند نامتعارف می‌تواند نشانه‌یعصیانگری و ماهیت شورشی بر علیه آداب و سنن دست و پا گیر و بازدارنده باشد, زیرابسیاری از زنان موی بلند نمایان را نشانه‌ی آزادی و فارغ بودن از هر گونه محدودیتیمی‌دانند. حال اگر نوع لباس زن این برداشت را تقویت کند, در آن صورت این نشانهانکار ناپذیر می‌شود.
موی بلند کثیف و ژولیده می‌تواند نشان‌گر خصوصیاتی چونفقدان قوه‌ی تشخیص و داوری, بیماری, کاهلی و تنبلی, تن‌آسایی, ماهیتی شورشی, دلزدگیو لاقیدی شخص باشد. در صورت کثیف بودن موی سر, برای خواندن زنان لازم است که بهسایر شاخص‌های بهداشتی نیز توجه شود.
موی پوش داده: پوش دادن مو می‌تواندنشان‌گر سالمندی زن بوده و در عین حال می‌تواند نمایانگر ناحیه‌ی زیستی زن باشد. فرهنگ حاکم بر مناطق مختلف سبب می‌شود که اشخاص اولویت و ارجحیت فرهنگی را در ظاهرخویش دخالت دهند.
این حالت تا حدی کم پشتی مو را جبران می‌کند و هم این که سببصرفه‌جویی در هزینه‌های آرایشی می‌شود.

رنگ مو:
رنگ کردن مو در بین این جنس طبیعی است. مگر آن که زنی مویش را به طور نامتعارفیرنگ کرده باشد و این رنگ کاملاً به چشم بخورد. از سوی دیگر, چنان چه زنی سفیدی مویشرا با رنگ کردن بپوشاند, این امر می‌تواند گویا باشد. برای مثال, این اشخاص متوسلبه تمارض و وانمود کردن نشده و واقعیت سنی خویش را به راحتی پذیرا می‌شوند. دربرابر این گروه, اشخاصی هستند که به دلایل حساسیت‌های آلرژیکی اقدام به رنگ کردننمی‌کنند. در هر صورت, در هنگام خواندن شخصیت زنان باید ظرایفی از این دست نیز لحاظشود.
موی صورت و تن زنان:
در ایالات متحده, هنجار غالب فرهنگی این است که زنان موهای زیر بغل را زدوده وپاهای خود را عاری از هر گونه موی زبر سازند. به علاوه, موهای ابرو نیز باید آراستهباشد. زنی که هراسی از رویش مو در تنش ندارد, باید به فرهنگ دیگری تعلق داشته باشد. باری, زنی که در ایالات متحده متولد شده باشد, ولیکن اقدام به زدودن موهای نواحیمختلف تنش نکند, می‌تواند نشانه‌هایی چون عصیانگری, دلبستگی به باور رهایی و طبیعتباوری را به دست دهد.
از سایر نشانه‌ها نیز می‌توان به افسردگی, کاهلی, دلزدگی و راحت طلبی اشاره کرد. از سوی دیگر زنی که دستی به سر و صورت خویش نمی‌کشد و نسبت به موهای پراکنده‌ی صورتو ابروی خود بی‌توجه است, بدینسان اعتراض خود را نسبت به هنجارها و قیودات تحمیلیجامعه می‌نمایاند و اهمیتی به نظر دیگران در این خصوص نمی‌دهد. بعلاوه, شاید کیفیتبزرگ شدنش بر اساس باورهای خاصی بوده باشد.
سخـن آخـر :
سخن آخر اینکه بدانید بهترین شیوهً قرار گرفتن در کنار هم با زاویه نود درجه استنه مستقیم در روبروی هم و به همین لحاظ بهترین میـز برای مذاکـره یک میز گـرد استنه میز چهـارگوش. هنگامی به سخنان دیگران گوش می دهید با کمی خم شدن به جلـو درصندلی، به طرف مقابل نشان دهید که به سخنانش توجه دارید وعلاقمندید ولی مراقب باشیدکه در این کار افراط نکنید و بیش از هفتاد وپنج درجه خم نشوید-چون با این کار طرفمقابل را در تنگنا قرار میدهید و بعید نیست که وی به شکل تدافعی دست ها را زیر بغلقرار دهد .تماس چشمی خود را بطور مناسب با گوینده حفظ کنید. افراط در تماس چشمیموجب اعمال فشار به طرف مقابل و کاهش آن نمایانگر عدم اعتماد به سخنان او یا عدمتمایل به شنیدن بقیه آنهاست.

منبع: سایت پزشکان بدون مرز

مديريت و ارتباطات سازماني

مديريت و ارتباطات سازماني
محمد داودآبادی

چكيده
وجود سازمان وابسته به ارتباطات است و هر مديري معمولا بيشتر وقت خود را صرف برقرار كردن ارتباط مي‌كند. براي ايجاد هماهنگي بين عناصر مادي و انساني سازمان به صورت يك شبكه كارامد و موثر، برقراري ارتباطات مطلوب ضروري است، زيرا وقتي ارتباطات برقرار نشود، فعاليت سازمان متوقف مي‌شود و در واقع مي‌توان گفت كه مديريت كارساز به برقراري ارتباطات موثر بستگي دارد .
اكثر ( اگر نگوييم همه) مواردي كه مديران و سازمان ها براي حفظ يكپارچگي سازمان، مديريت، ايجاد خلاقيت، برآورده كردن انتظارات و انجام تعهدات نياز دارند وابسته به ايجاد يك ارتباط موثر و مناسب در سازمان است.
واژه هاي كليدي: ارتباط، سازمان، مديريت

مقدمه
جهان کنونی جهانی است پر از تغييرات شتابان. دگرگونيهای بسياری در ارکان جامعه صورت گرفته و پيشرفتهای سريع علوم و تکنولوژی انسان را با وضعيتی روبرو ساخته که کمتر شباهتی با گذشته دارد.
يکی از علومی که تحولات بسياری داشته علم مديريت است که پا به عرصه نوينی از حيات خود گذاشته و در پاسخ به چالشهای محيطی به جستجوی روشهای تازه پرداخته است. يکی از تحولات اساسی که در مديريت ايجاد شده است تحول در نحوه نگرش به سازمان است.
تا چند دهه گذشته سازمانها به عنوان ابزارهايي برای ايجاد هماهنگی بين افراد و کنترل افراد در راستای دستيابی به اهداف بودند ولی امروزه سازمانها با نگرش وسيع‌تر درنظرگرفته مي‌شوند و به مفاهيمي چون فرهنگ و ارتباطات سازمانی توجه ويژه ای مي‌شود. تقريبا در دو دهه گذشته بسياری از دانشمندان و محققان مديريت به بررسی نقش فرهنگ و ارتباطات در عملکرد سازمانها پرداخته و تحقيقات و مطالعات فراوانی نيز در اين زمينه انجام گرفته است. ارتباطات سازمانی يک موضوع پيچيده و نقش آن در عملکرد سازمان بسيار حائز اهميت است. توجه به فرهنگ و ارتباطات سازمانی منحصر به مراکز علمی نيست، بلکه سازمانهای تجاری و توليدی نيز از آن بعنوان کليد موفقيت ياد نموده‌ان .
ارتباط برای هماهنگی فعاليتهای گروهی، اجرای وظايف رهبری و انجام وظايف مديريتی لازم است، بنابراين مديرانی که مديريت خود را با توجه به مفاهيم ارتباطات سازمانی اعمال نمايند به وضوح از موفقيت بيشتری برخوردار خواهند گرديد. در مديريت اموری چون ارتباطات انسانی، عوامل موثر بر ارتباطات، گروههای رسمی و غيررسمی، روشهاي بهبود ارتباطات و رفع موانع ارتباطی در سازمان حائز اهميت است.

سازمان
برای بررسی دقيق‌تر مفهوم ارتباطات سازمانی ابتدا به توضيح مفاهيم سازمان و ارتباطات می‌پردازيم. سازمان به مجموعه‌ای اجتماعی، هدفدار و وظيفه مدار اطلاق می شود. مجموعه ای که هر کدام از اعضای آن دارای هدف های فردی هستند و کل مجموعه به عنوان يک نظام دارای اهداف سازمانی می‌باشد. اين مجموعه برای انجام فعاليتهايش به نوعی هماهنگی در چارچوب يک ساختار سازمانی نيازمند است. هيچ سازمانی نمی‌تواند در خلاء به وجود آيد يا در آن به ادامه فعاليت بپردازد، بلکه همه سازمانها توسط محيطهای اجتماعی پيرامون که هم بر آنها اثر می‌گذارند و هم از آنها تاثير می‌پذيرند احاطه شده اند.
برای هريک از افراد در يک سازمان دو مفهوم مهم وجود دارد؛ يکی مفهوم سازمان که حياتی ترين امر در پروسه شغلی هر فرد است و دوم مفهوم ارتباط است که يک المان منحصر به فرد برای فهم نحوه عمل سازمان و دانستن وظيفه فرد برای ارتقاء و پيشرفت سازمان است. درحقيقت برای يک فارغ التحصيل دانشگاه هيچ فعاليت تخصصی نيست که نياز به عضويت در يک سازمان را نداشته باشد.

ارتباط
برای اينکه يک انديشه به واقعيت بپيوندد بايد برنامه ای وجود داشته باشد و هنگامی که يک برنامه توسعه می‌يابد بايد با افرادی که درگير اجرای آن هستند ارتباط برقرار شود. در اين زمينه ارتباطات وسيله به دست آوردن حاصل کار از ديگران به شمار مي‌رود و به عنوان فرآيند انتقال و دريافت اطلاعات تعريف مي‌‌شود.
ارتباطات نقطه آغاز کليه وظايف مديريتی است. بدون ارتباطات، برنامه ريزی، سازماندهی و کنترل مقدور نيست زيرا درک اطلاعات وانتقال آنها ممکن نيست.
ارتباطات عبارت است از فرايند ارسال اطلاعات از طريق يک شخص به شخص ديگر و درک آن توسط شخص گيرنده يعنی انتقال و سهيم شدن در انديشه ها و عقايد و واقعيتها به گونه ای که گيرنده، آنها را دريافت و درک کند. به عبارت ديگر ارتباطات فرايندی است که به وسيله آن افراد در صدد بر‌می‌آيند تا در سايه مبادله پيامهای نمادين به مفاهيم مشترک دست يابند.
همچنين می‌توان اين تقسيم بندی را برای مفهوم ارتباطات ارائه داد:
۱- ارتباطات عبارت است از فرايند انتقال اطلاعات از يک شخص به شخص ديگر.
۲- ارتباطات عبارت است از فرآيند انتقال اطلاعات ، معانی و مفاهيم در بين افراد در سازمان با واسطه يا بدون واسطه .
۳- ارتباطات عبارت است از توزيع اطلاعات به منظور هدايت رفتار سازمانی .
۴- ارتباطات عبارت است از تبادل اطلاعات و انتقال معانی ، مفاهيم و احساسها بين افراد در سازمان.

ارکان اصلی فرايند ارتباطات
جان کاتر(John kotter) ارتباطات را به صورت زير تعريف کرده است : يک فرستنده پيام، پيامی را از طريق وسيله يا ابزاری به گيرنده پيام می فرستد که او به آن پاسخ مي‌دهد . در اين شکل ساده می توان الگويي به طريق گيرنده پيام. الگوی مزبور نشان زير ارائه کرد . فرستنده پيام يک ارتباط سه رکن اصلی وجود پيام می‌دهد که در دارد. بديهی است که اگر يکی از آنها حذف شود، ارتباط برقرار نمی‌گردد. در يک فرآيند ارتباط هفت بخش وجود دارد :
– فرستنده پيام يا منبع پيام Sender) ) : آغازگر ارتباط است. در يک سازمان، فرستنده پيام کسی است که دارای اطلاعات است و هدف وی اين است که آن را به يک يا چند نفر اطلاع دهد .
– به رمز درآوردن پيام (Encoding) : زمانی انجام می شود که فرستنده پيام، اطلاعات را به صورت يك رشته علامت يا نماد درآورد. به رمز درآوردن پيام از آن جهت لازم است که اطلاعات تنها بايد بين يک نفر و نفر ديگر از طريق علامت و نشانه مبادله شود .
– پيام(Message): اطلاعاتي است كه فرستنده پيام آن را از نظر فيزيكي به صورت رمز درآورده است. پيام ممكن است به هر شكل و صورتي باشد و فرد ديگري آن را دريافت و درك كند.
– كانال يا مجراي ارتباطي(Channel): وسيله‌اي است براي ايجاد ارتباط بين فرستنده و گيرنده پيام (مثل هوا براي انتقال صوت). غالبا نمي توان كانال ارتباطي را از پيام جدا كرد.
– دريافت كننده يا گيرنده پيام(Receiver): شخصي است كه اندام هاي حسي او احساس مي كنند كه پيام را دريافت كرده اند. امكان دارد گيرنده پيام، يك يا چند نفر باشند.
– از رمز خارج كردن پيام(Decoding): فرايندي است كه به وسيله آن گيرنده پيام، پيام را تفسير مي كند. گيرنده بايد ابتدا پيام را دريافت كند سپس آن را تفسير كند.
– بازخورد نمودن نتيجه(Feedback): مسيري دارد كه در جهت عكس فرايند ارتباط است كه در آن واكنش گيرنده پيام به فرستنده پيام داده مي شود. بازخورد ممكن است مستقيم و يا به صورت غير مستقيم باشد.
– پارازيت: پارازيت را مي توان عاملي تعريف كرد كه پيام را تحريف مي‌كند. وجود پارازيت ممكن است از فرستنده، وسيله ارتباط و يا گيرنده باشد .

ارتباطات سازماني
از تركيب دو واژه ارتباط و سازمان مي‌توان به مفهوم جديدي دست يافت كه ارتباط يا ارتباطات سازماني نام دارد. در ارتباط سازماني كه يكي از انواع ارتباطات انساني است، چهار ويژگي هدفمندي، ساختارمندي، وظيفه‌مداري و محاط بودن در يك سازمان، در مقايسه با انواع ديگر ارتباط بيشتر مورد توجه است. در رويكردهاي گوناگون علم مديريت در مفهوم ارتباطات سازماني با توجه به تعريف هر يك از سازمان، تفاوتهاي محسوسي ديده مي‌شود. براي مثال در مكتب كلاسيك كه سازمان به عنوان ماشين در نظر گرفته مي‌شود، عناصر ارتباط به اين صورت است: ارتباط يك وظيفه است، مسير ارتباطي به صورت عمودي است، كانال ارتباطي همواره به صورت كتبي و سبك ارتباط به صورت رسمي است.
در دو رويكرد ديگر يعني روابط انساني و منابع انساني كه به نيازهاي كاركنان و تاثير رضايتمندي بر ميزان بهره‌وري توجه مي‌شود؛ ارتباط علاوه بر وظيفه، وضعيتي اجتماعي و ابتكاري دارد. مسير ارتباط به صورت عمودي، افقي و يا گروهي مي‌باشد. در اين جا كانال ارتباط نيز اغلب حالت رو‌در‌رو و بدون محدوديت را دارد و سبك ارتباط شكل غير رسمي را دارا مي‌باشد. در مقابل اين مكتب مي‌توان به رويكردهاي سيستمي، فرهنگي و انتقادي اشاره كرد.
براي مثال در رويكرد سيستمي، سازمان به عنوان يك موجود زنده ديده مي‌شود كه هم بر محيط اثر مي‌گذارد و هم از آن تاثير مي‌پذيرد و اين ديدگاه كه متاثر از نظريه عمومي سيستم هاست، هر مجموعه را داراي اجزايي مي‌داند كه وجه اشتراك آنها نظم سلسله مراتبي، وابستگي به يكديگر و مرزهاي نفوذپذيري است. به علاوه، نظام داراي فرايند داده و ستاده و بازخورد است.
نوربرت ونيرا (۱۹۶۹) در كتاب سايبرنتيك يا كنترل، ويژگي هاي هر نظام را به چهار دسته كلي مجموعه، هم پاياني، آنتروپي منفي و تنوع الزامي، تقسيم بندي مي‌كند. در اين رويكرد، سازمان عبارت از يك كل با اجزاي پيوسته و متشكل از افراد انساني، سازمانهاي رسمي و غير رسمي، روشهاي رهبري و روابط انساني حاكم بر محيط فيزيكي و افراد آن مجموعه است.
ارتباطات سازماني را مي‌توان با نگرش فرهنگي نيز مورد بررسي قرار داد. در اين رويكرد محيط دروني و بيروني سازمان داراي فرهنگي قوي يا ممتاز و متشكل از عناصري چون ارزش ها، قهرمانان، آداب و رسوم و شبكه فرهنگي در نظر گرفته‌مي‌شود. در نگرش فرهنگي به سازمان، توجه به روابط با مشتريان نسبت به ساختار ديوان سالار سازماني داراي ارزش بيشتري است. در اين رويكرد تصوير و هويت سازماني اهميت دارد.
در برابر ديدگاه‌هاي پنج گانه ذكر شده كه بر اهداف مشترك سازماني تاكيد دارند، تعارض مفهومي نامطلوب دارد و قدرت حق طبيعي مديران محسوب مي‌شود، ديدگاه راديكال ها قرار دارد كه تعارض را پديده اي مثبت و بخشي از امور سازماني ذكر مي‌كند. بر پايه اين نگرش سازمان ميدان جنگي است كه در آن نيروهاي حريف ( مديريت و اتحاديه‌ها) در دستيابي به اهدافي بسيار ناسازگار با يكديگر مبارزه مي‌كنند.
رويكرد راديكال ها به دو دسته انتقادي و پست مدرن تقسيم بندي مي‌شود كه در اولي سازمان عرصه سلطه گري است و دومي سازمان را به عنوان موجوديتي نظم يافته و معنا دار زير سوال مي‌برد. در اين رويكرد تسلط بر دانش و اطلاعات، شبكه هاي غير رسمي ارتباطي ، فن آوري ارتباطي و نمادها از عناصر چهارگانه قدرت در سازمان ذكر مي‌شوند.
ارتباطات سازماني فرايندي است كه به وسيله آن سيستمي را براي گرفتن اطلاعات و تبادل معاني به افراد و ارگان هاي مختلف داخل و خارج سازمان راه اندازي مي‌كنند. ارتباطات، نظامي براي هماهنگي و يكپارچه سازي و ايجاد زمينه مشترك براي فعاليت سازمان و در نهايت افزايش بهره وري سازمان است.
مي‌توان يك سازمان را به بدن انسان تشبيه كرد كه مديريت، سر آن است، يعني سازمان يك موجود زنده و نظم يافته است. همانطور كه بدن انسان براي انتقال پيام هاي مغز كه كي بخورد، كي بخوابد، كي بايستد و … به سيستم عصبي تكيه دارد؛ يك سازمان هم به ارتباطات سازماني براي رسيدن به اهداف خود نيازمند است. اگر در بدن انسان، اختلال فيزيكي يا عصبي به وجود بيايد يعني مانعي در راه جريان آزاد پيام ها ايجاد شود، عواقب منفي به دنبال خواهد داشت به همين صورت اگر مشكلي در ارتباطات سازماني ايجاد شود، بايد به صورت سريع و كامل برطرف شود. درك مفهوم ارتباطات سازماني، اثربخشي كاركنان سازمان را افزايش مي‌دهد و كمبود اصول ارتباطات سازماني باعث ايجاد مشكل در سازمان مي‌شود.

انواع ارتباطات
پيام عبارت است از شكل عيني شده مفهوم ذهني موردنظر فرستنده پيام. پيام ممكن است كلامي و يا غير كلامي باشد. پيام كلامي به صورت نوشتار و يا گفتار است و پيام غير كلامي علائم، اشارات و تصاوير هستند كه براي ايجاد ارتباط به كار مي‌روند و دربرگيرنده حركت اعضا و اندام و شامل آهنگ، صدا و اشاره هم مي‌شود، مثل تصوير پرستاري كه انگشت خود را بربيني نهاده و شما را دعوت به سكوت مي‌كند.
البته بايد بدانيم در همه موارد حركت يك عضو نمي‌تواند يك مفهوم جهاني به خود بگيرد. پيام هاي كلامي به صورت سمعي، بصري، كتبي، سمعي_بصري، بصري_ كتبي، سمعي_ كتبي تقسيم بندي شده‌اند كه فرستنده پيام موظف است براي فرستادن پيام خود از يكي از فعاليتهاي سخن گفتن، كاربرد وسيله مكانيكي براي ارسال پيام، عمل تحرير و نوشتن يا تركيبي از اين فعاليتها متناسب با پيامي كه مي‌خواهد بفرستد استفاده كند و گيرنده پيام نيز موظف است جهت دريافت، گوش دادن، مشاهده، خواندن يا تركيبي از اين فعاليتها متناسب با پيام فرستاده شده، را استفاده كند.
در تقسيم بندي ديگر راه‌هاي شناخته شده در ايجاد ارتباط، كتبي و شفاهي هستند كه در ادامه مزايا و معايب هركدام را مورد بررسي قرار مي‌دهيم:
مزاياي ارتباطات كتبي:
۱- ارتباطات كتبي شواهدي از رويدادها، اقدامات و روند عمليات به دست مي‌دهد.
۲- سوابق مدون و مكتوبي براي مراجعات بعدي به وجود مي‌آورد.
۳- امكان سوء تفاهم و تفسير و تعبير غلط را كاهش مي‌دهد.
۴- فرستنده پيام دقت بيشتري مي‌كند و بهتر فكر مي‌كند.
معايب ارتباطات كتبي:
۱- وقت زيادي صرف مي‌شود.
۲- براي اطمينان از اين كه گيرنده، پيام را درست دريافت كرده، بازخورد وجود ندارد.
۳- مطالب مكتوب قبل از فرا‌رسيدن زمان مناسب براي ابرازشان ممكن است انشاء شوند، در نتيجه كارامدي خود را از دست مي‌دهند.
۴- به دليل استفاده از ارتباط كتبي، روابط افراد بيشتر جنبه رسمي پيدا مي‌كند.
مزاياي ارتباطات شفاهي:
۱- ارتباط شفاهي ساده است و وقت كمتري مي گيرد و از نظر هزينه ارزان‌تر است.
۲- از تاخير و كاغذ بازي جلوگيري مي‌شود.
۳- رفاقت در سازمان ايجاد مي شود و به دليل تماس‌هاي شخصي موجب پديد آمدن احساس تعلق مي‌شود.
۴- هر گونه سوءتفاهم و تفسير نادرست برطرف مي‌شود.
معايب ارتباطات شفاهي:
۱- از ارتباطات شفاهي هيچ گونه سابقه اي برجا نمي‌ماند.
۲- ارتباطات شفاهي در جريان عبور از سلسله مراتب سازمان و عبور از افراد مختلف تحريف مي‌شود و هر قدر تعداد افرادي كه پيام از آنها عبور مي‌كند بيشتر باشد احتمال تحريف پيام بيشتر است.
۳- وقتي فاصله جغرافيايي گيرنده و فرستنده پيام زياد باشد، ارتباط شفاهي نمي‌تواند به درستي انجام شود.
۴- گيرنده پيام ممكن است پيام را بر مبناي برداشت خود تفسير كند و نه بر اساس مقصود فرستنده پيام.
۵- درباره پاسخ هاي فوري نمي‌توان به دقت انديشيد.
۶- نحوه صحبت كردن، تون صدا و حركات صورت ممكن است معناي متفاوتي به گيرنده پيام القا كند.
در تقسيم بندي ديگر براي ارتباط، ارتباطات به دو دسته يك جانبه و دو جانبه تقسيم مي‌شوند:
ارتباطات يك جانبه: هر گاه عكس العمل گيرنده پيام نسبت به پيام ابراز نشود، آن ارتباط را يك جانبه گويند. يعني در اين نوع ارتباط، بازخورد پيام وجود ندارد.
ارتباطات دوجانبه: چنانچه محيط به گونه‌اي باشد كه گيرنده عكس العمل ها و نظرات خود را درباره محتواي پيام به اطلاع فرستنده پيام برساند و عملا چنين كند، به اين ارتباط، ارتباط دوجانبه مي‌گويند.
ممكن است ارتباط دوجانبه در محيطي تبديل به ارتباط يك جانبه شود، به اين صورت كه هرگاه فرستنده پيام مطالب دشوار، كسل كننده يا بيش ازحد تخصصي ارائه دهد، تا زماني كه گيرندگان، قادر به دريافت و درك مفاهيم باشند، بازدهي مثبت است ولي هرگاه توان و انرژي گيرندگان براي دريافت و تحليل ذهني مفاهيم كاهش يابد در صورتي كه فرستنده ادامه بحث را براي زمان ديگري بگذارد ارتباط دوجانبه باقي مي‌ماند ولي در صورتي كه به ادامه بحث بپردازد، ارتباط يك جانبه مي‌شود .
به هر حال بايد توجه داشت همانند بسياري از مفاهيم مديريت، ارتباطات را مي‌توان يك فرايند در نظر گرفت و اگر قرار باشد ارتباطات واقعي وجود داشته باشد، بايد فرايند دوطرفه باشد. در حقيقت ارتباط يك جانبه نبايد وجود داشته باشد. از لحاظ اصولي، اين فرايند نياز به يك فرستنده دارد كه پيام را از طريق يك كانال به گيرنده انتقال مي‌دهد. گيرنده، پيام را دريافت مي‌كند و سپس بازخورد آن را برمي‌گرداند. بنابراين هر دو طرف فرايند، هم فرستنده و هم گيرنده هستند.

جريان ارتباطات در سيستم
انواع ارتباطات سازماني عبارتند از: الف. ارتباط عمودي ب. ارتباط افقي ج. ارتباط مورب
الف. ارتباط عمودي: شامل ارتباط رو به پايين و ارتباط رو به بالا است. هدف ارتباطات رو به پايين، هدايت، آموزش ، درخواست اطلاعات، ابلاغ دستورات مقام مافوق به زيردستان مي‌باشد. هدف اصلي ارتباطات رو به بالا اين است كه اطلاعاتي درباره سطوح پايين تر سازمان به مقامات بالاتر سازمان برساند كه شامل ارائه گزارش، پيشنهاد، اداي توضيحات و يا درخواست هاي مختلف است.
در ارتباط رو به بالا هر گاه زير دست دريابد كه سرپرست نسبت به پاره اي اطلاعات واكنش منفي از خود بروز مي‌دهد، آن گاه در ارسال آن اطلاعات امساك كرده و يا آنها را تعديل مي‌كند. در ارتباط رو به پايين هرگاه مديران از دادن اطلاعات واقعي و كافي به كاركنان خودداري كنند، كاركنان اعتماد خود نسبت به آنها از دست داده و نمي‌توانند پاسخ هاي صحيحي به پيام هاي ارتباطي آنها بدهند و اين امر باعث ايجاد تنش هايي در سازمان مي‌شود. نتايج تحقيقي كه درباره اهميت ارتباطات عمودي در سازمان انجام شده نشان مي‌دهد كه دوسوم ارتباطات مديران با كاركنان ارتباطات عمودي است.
ب. ارتباط افقي: معمولا شبكه ارتباطي افقي داراي الگويي از جريان كارها در يك سازمان است كه بين اعضاي يك گروه، اين گروه و گروه‌هاي ديگر و بين اعضاي دواير مختلف برقرار مي‌شود. هدف ارتباطات افقي ايجاد هماهنگي و حل مسائل از طريق كانال مستقيم در سازمان است.
ج. ارتباط مورب: ارتباط مورب هنگامي صورت مي‌گيرد كه افراد در سطوح مختلف كه رابطه گزارش دهي مستقيم ندارند، با يكديگر ارتباط برقرار كنند.
در تقسيم بندي ديگر براي انواع ارتباطات سازماني موارد زير در نظر گرفته مي‌شود: ارتباطات عمودي، ارتباطات رسمي و ارتباطات غير رسمي. ارتباط رسمي در گروه‌هاي كوچك رسمي، شامل شبكه‌هاي همه جانبه، چرخي و زنجير‌ه‌اي است. در ارتباط همه جانبه همه اعضا مي توانند آزادانه با هم در ارتباط باشند. در شبكه چرخي، رهبر به عنوان كانون و مركز اين ارتباط، فعاليت مي كند. در شبكه زنجيره اي يك زنجير فرماندهي رسمي وجود دارد. وجود هر يك از اين سه شبكه به هدف گروه بستگي دارد.
افراد به محض ورود به سازمان بنا بر علل مختلف از جمله علايق، سليقه هاي مشترك، همفكري هاو… با هم رابطه برقرار مي‌كنند و شبكه ارتباطي غير رسمي را تشكيل مي‌دهند. ارتباطات غير رسمي در سازمان گاهي اوقات آن قدر توسعه مي‌يابد كه ارتباطات رسمي در آن محو مي‌شود. در صورتي كه ارتباطات رسمي با اهداف سازمان در تعارض باشند، در راه نيل به اين اهداف، اختلال ايجاد مي‌كنند و در سازمان تنش به وجود مي‌آورند. هرگاه مدير اين گونه روابط را در راستاي اهداف سازمان ببيند بايد از آنها بهره گيرد و هر گاه آنها را بازدارنده ببيند بايد در توقف اين روابط بكوشد تا بتواند تنش زدايي كند .
ممكن است شبكه ارتباطي غير رسمي به اين دليل ايجاد شود كه شبكه هاي رسمي توجهي به نيازهاي اطلاعاتي اعضاي سازمان نمي‌كنند. بنابراين شبكه هاي غير رسمي در ارضاي نيازهاي مربوط به اطلاعات اضافي سراسر سازمان مفيد تلقي مي‌شود. يكي از اصول اساسي ارتباطات غير رسمي شايعه مي‌باشد. با وجود اين كه اطلاعات ناشي از شايعه در اتخاذ تصميم صحيح چندان مورد استفاده نيست ولي اعضاي سازمان آن را براي ارسال و دريافت پيام هاي مربوط به محيط داخليشان مورد استفاده قرار مي‌دهند.
به منظور كاهش مسائل مربوط به شايعه يا صحبت هاي درگوشي، مديران بايد در قدم اول تمام تلاش خود را به كار گيرند كه شكافهاي موجود در سيستم ارتباطات رسمي را مسدود كنند. مسلما زماني كه كاركنان، اطلاعات مناسب را دريافت كنند احساس مي‌كنند كه به نحو بهتري از مسائل آگاه هستند و در مورد نقش خود در سازمان اطمينان خاطر بيشتري پيدا مي‌كنند. همچنين با حذف پيام هاي رسمي مبهم، انتشار شايعه كم مي‌شود. در حقيقت در هر سيستم ارتباطي اثربخش بايد به شبكه هاي غير رسمي اجازه داده شود كه با هماهنگي با كانال هاي رسمي عمل كنند تا نيل به هدفهاي سازمان امكان‌پذير شود .

انتخاب مسير يا كانال ارتباط
انتخاب يك كانال مناسب بستگي به موقعيت دارد و مديران بايد موارد زير را درنظر داشته باشند:
۱- ماهيت ارتباط مورد نظر
۲- توانايي طرفها در ايجاد ارتباط
۳- ارتباط متقابل بين گروه‌ها در درون هر يك از آنها
۴- خصوصيات كانال بر حسب گزينش‌، سرعت و قابليت پذيرش
در انتخاب كانال ارتباطي، مديران بايد در مورد الگوي ارتباطات كه بين افراد يك كانال وجود دارد اطلاعاتي داشته‌باشند. يك روش براي درك الگوهاي احتمالي ارتباطات در نظرگرفتن چهار شبكه اصلي است، اين شبكه‌ها، قالبهايي براي تماس ميان مراكز تصميم‌گيري به شمار مي‌روند. شبكه‌هاي ارتباطي را به طور كمي به دو دسته متمركز و غير متمركز تقسيم‌بندي مي‌كنند. شبكه ارتباطي متمركز شامل شبكه ارتباطي Y و شبكه ارتباطي چرخي است. شبكه ارتباطي غير‌متمركز شامل شبكه ارتباطي زنجيره اي و شبكه ارتباطي دايره‌اي است. شبكه ارتباطي غير‌متمركز براي وظايف پيچيده و شبكه ارتباطي متمركز براي وظايف ساده و دقيق مناسب است .
در شبكه دايره‌اي، ارتباطات ممكن است از هر طرف فرد آغاز گردد، بنابراين اين الگو نماينده سيستم هاي ارتباطات در صورت نبودن يك رهبر يا يك برنامه مشخص براي عمل است. در الگوي چرخي يك رهبر مركزي وجود دارد كه با هر يك از زيردستان ارتباط برقرار مي‌كند. به هر حال زير دستان حق ارتباط با يكديگر را ندارند. الگوي زنجيره اي شكل ويژه‌اي از الگوي دايره‌اي است، با اين تفاوت كه حلقه ها به هم پيوسته نيستند.
در مقايسه با الگوي دايره‌اي، هر يك از دو انتهاي باز زنجيره در اين الگو، گرايش دارد كه مجموع حجم ارتباطاتي را كه در شبكه داده مي‌شود كاهش دهد. الگوي Y شبيه زنجيره است، با اين تفاوت كه يك عضو در خارج از زنجيره قرار مي‌گيرد. الگوي Y بيانگر اين مطلب است كه يك عضو متخصص وجود دارد كه با يك مدير اجرايي در كنش متقابل است. بيشترين رضايتمندي اعضاي شبكه مربوط به الگوي دايره‌اي، بعد الگوي زنجيره‌اي، سپس الگوي Y و در نهايت الگوي چرخي است. به هر حال اثربخش ترين شبكه، بستگي به موقعيت و هدفهاي از پيش تعيين شده دارد و هنگامي كه موقعيت تغيير مي‌كند، شبكه ديگري ممكن است عملي باشد .

قوانين راهبردي در ارتباطات سازماني
قانون۱٫ ارتباط معمولا به شكست مي انجامد مگر اينكه شانس بياوريد: اين كه افراد تصور مي‌كنند پيام هاي آنها را ديگران به درستي دريافت مي‌‌كنند به دليل غرور آنهاست. ارتباط يك فرايند پيچيده است. براي ارتباط بايد يك فرستنده و يك دريافت كننده كه پيام را درك مي‌كند وجود داشته باشد كه به راحتي به دست نمي‌آيد. به دليل اين كه علل مختلفي مي‌تواند منجر به تحريف يا از دست رفتن پيام شود بهتر است پيام را از همه راه هاي ممكن مبادله كنيد. آن را بگوييد، در خبرنامه بنويسيد، در تابلوي اعلانات بنويسيد و به صورت يك به يك يا گروهي درباره آن بحث كنيد. اولين قانون ارتباط سازماني خود داراي چهار نتيجه است:
۱- اگر ارتباط بتواند به شكست بيانجامد، حتما شكست مي خورد. اين نتيجه فرعي به اين علت است كه اگر شما شانس شكست خوردن را به پيام بدهيد، آن حتما شكست مي‌خورد. اگر شما به عنوان يكي از عوامل ارتباط، بي‌دقت باشيد يا بدون مهارت كافي باشيد يا اگر فقط تنبلي كنيد، شما معمولا در ارتباط با شكست مواجه مي‌شويد.
۲- اگر ارتباط نتواند شكست بخورد، هنوز هم احتمال شكست آن وجود دارد: حتي با رعايت دقيق پيش نيازها، ممكن است اتفاقات ناگهاني پيش بيايد كه مانع جريان داده ها شود. مثلا دستگاه كپي درست كار نكند، سيستم صوتي از كار بيافتد، همچنين قانون مورفي هم وجود دارد.
۳- اگر به نظر بيايد كه ارتباط در مسيري كه ما قصد داريم موفق باشد، در راهي كه ما تصور نكرده ايم قرار مي‌گيرد؛ اگر همه چيز به خوبي پيش رود، موفقيت ممكن است گمراه كننده باشد. دريافت كننده ممكن است فكر كند كه پيام شما را دريافت كرده ولي درحقيقت آنها معمولا آن را اشتباه فهميده اند يا براي خوشحال كردن شما نمي‌خواهند اعتراف كنند كه درست دريافت نكرده‌اند.
۴- اگر مطمئن باشيد كه ارتباط شما موفق خواهد بود، آن حتما شكست مي خورد: در نظر گرفتن شرايط خود به اين معني است كه شما فرايند ارتباط را با توجه به سليقه خود طراحي كرده‌ايد و شرايط گيرنده را مد نظر نداشته‌ايد. پيام خود را براي گيرنده طراحي كنيد نه براي فرستنده.
قانون۲: اگر يك پيام را بتوان به روش هاي مختلف فهميد، دقيقا به همان روش معنا مي شود كه بيشترين زيان را دارد. اگر پيام به اشتباه فهميده شود، چه آسيبي را در پي خواهد داشت؟ از آنجا كه هميشه احتمال خطا وجود دارد، عاقلانه است كه بدانيم كه اگر خطايي در پيام اتفاق افتد چه كنيم؟
قانون۳: هميشه فردي وجود دارد كه بهتر از شما مي‌داند مقصود شما از پيام چيست. بسياري از مردم فكر مي‌كنند كه مي‌تواتند فكر ما بهتر از خودمان بخوانند.
قانون۴: هر چه ارتباطات بيشتر باشد، موفق شدن در ارتباط مشكل‌تر مي‌شود. زمان ارتباط بايد محدود باشد. به همين خاطر است كه براي مطالبي كه از طريق تلويزيون ارائه مي شود محدوديت زماني قرار مي دهند. اين تصور غلطي است كه هر قدر اطلاعات بيشتر باشد بهتر است. مقدار خيلي زياد اطلاعات به همان بدي نداشتن اطلاعات كافي است.
قانون ۵: در حجم زياد ارتباط، مهم نيست كه چيزها چطور هستند، چيزي كه مهم است اين است كه چيزها چگونه بايد به نظر بيايند.
قانون۶: اهميت آيتم هاي خبري نسبت عكس با مربع فاصله دارد: به زبان ساده مي‌توان گفت جنگ با مشت، در همسايگي من، براي من مهم تر از اين است كه ۵۰۰۰۰ نفر در سيل در ۱۰۰۰۰مايل دورتر كشته شده‌اند. خوب است كه به فكر بچه‌هاي گرسنه آفريقا باشيم ولي افراد گرسنه در محل ما توجه بيشتري نياز دارند .

مشكلات در ارتباطات سازماني
۱- اگر من مي‌دانم پس هر كسي بايد بداند: شايد رايج ترين مشكل ارتباطات، اين فرض مديريت است كه چرا آنها از اطلاعاتي آگاهي دارند كه بقيه آگاهي ندارند. معمولا كاركنان از اطلاعات آگاهي ندارند مگر اينكه مديران آنها را انتقال دهند.
۲- ما از تشريفات و كاغذ‌بازي متنفريم: در زمان آغاز به كار يك سازمان، راهبران آن به دليل اينكه اهل تشريفات اداري نيستند به خود مي بالند. نوشتن بعضي چيزها ممكن است نشانه تشريفات اداري باشد و از آن اجتناب شود. همانطور كه سازمان رشد مي‌كند، به ارتباطات و بازخورد آنها نياز بيشتري پيدا مي‌كند ولي به اين ارتباطات ارزشي داده نمي‌شود، در نتيجه آشفتگي به دنبال خواهد داشت.
۳- به همه افراد بايد اطلاع داد يا به بعضي افراد؟ يك مشكل ديگر اين است كه مديران به ارتباطات اهميت نمي‌دهند و يا فرض مي‌كنند كه ارتباطات خود به خود پيش مي‌آيد. بنابراين مهم نيست كه چه اطلاعاتي را به چه كساني انتقال داده اند.
۴- آيا شما مقصود من را دريافت كرديد؟ به راحتي مي‌توان مطمئن شد كه اطلاعات را به فردي انتقال داده‌ايم ولي نمي‌توان مطمئن بود كه آنها همانطور كه شما خواسته‌ايد آن را دريافت و درك كرده‌اند. متاسفانه زماني از اين درك نادرست آگاه مي‌شويد كه اشكال و ابهامي جدي به وجود آيد.
۵- درباره چه چيزي بايد صحبت كنيم؟ آخرين مشكلات ارتباطي ممكن است زماني پيش بيايد كه مديران بي تجربه، وظيفه خود را حل مشكلات مي‌دانند و اگر مشكلي وجود نداشته‌باشد بنابراين چيزي كه بايد ارتباط داشته باشد وجود نداشته باشد.
۶- داده داريم و اطلاعات داريم. همانطور كه سازمانها گسترش پيدا مي‌كنند، تمايل مديران بر تاثيرگذاري متمركز مي‌شود. آنها سيستم هايي را توليد مي‌كنند كه مقادير قابل توجه داده توليد مي‌كنند؛ يعني اطلاعات خامي كه به نظر نمي‌آيد مهم باشند.
۷- اگر نظر شما براي مهم باشد، من به شما اطلاع مي‌دهم. آخرين مشكلات ارتباطات، زماني ايجاد مي‌شود كه مديران ارزشي براي ارتباط با زيردستان قائل نيستند و معتقدند كه زيردستان بايد ساكت باشند و كار خود را انجام دهند.

راه كارهايي براي حمايت از ارتباطات سازماني
در ارتباطات بالا به پايين:
۱- مطمئن شويد هر يك از پرسنل يك كپي از طرح استراتژيك سازمان را دريافت مي‌كند كه شامل ماموريتهاي سازماني، ديدها، اهداف استراتژيك و روش هاي رسيدن به اهداف است.
۲- مطمئن شويد كه هر يك از پرسنل يك كتاب راهنما دريافت مي‌كند كه محتوي همه روش كارهاي بروز شده پرسنل است.
۳- يك مجموعه اصلي از پروسه ها براي اين كه چطور كارهاي روتين هدايت مي‌شوند، تهيه كنيد و آنها را در منوال اجرايي استاندارد قرار دهيد.
۴- مطمئن شويد كه هر يك از پرسنل يك كپي از شرح وظايف خود و چارت سازماني دارند.
۵- ملاقاتهاي مديريتي را به طور منظم داشته باشيد ( حداقل هر دو هفته يكبار)، حتي اگر چيزي براي گزارش و پي‌گيري نداشته باشيد. اگر ملاقاتها را براي زماني بگذاريد كه معتقديد شما چيزي براي گزارش داريد، در آن صورت ارتباطات يك طرفه مي‌شود و سازمان ضرر مي‌بيند.
۶- ملاقاتهاي همه كاركنان با هم را هر ماه برگزار كنيد تا مشخص شود كه سازمان چه مي‌كند. نگرانيها چيست و اخبار كلي درباره روند كار مشخص شود.
۷- راهبران و مديران بايد ملاقات رو‌در‌رو با كاركنان را حداقل يكبار در هفته داشته باشند،حتي اگرتعداد كاركنان سازمان زياد باشد، مديريت بايد گهگاهي كاركنان را از نزديك ببيند.
۸- ملاقاتهاي منظم براي مناسبتهاي دستيابي به اهداف داشته باشيد. اين كمك مي‌كند كه كاركنان دريابند كه چه چيزي مهم است و به آنها حس جهت دار بودن و اجرايي بودن مي‌دهد.
۹- مطمئن شويد كه همه كاركنان مجلات كارايي سالانه را دريافت مي‌كنند كه محتوي اهداف آنها براي يك سال ديگر، بروز رساني كار آنها، اهداف، نياز به پيشرفت و برنامه ها براي كمك به كاركنان جهت ارتقا مي‌باشد.
در ارتباطات پايين به بالا:
۱- مطمئن شويد كه همه كاركنان گزارشات وضعيتي را به طور منظم به سرپرست خود ارائه مي‌دهند. اين گزارشات بايد شامل كاري كه در هفته گذشته انجام داده اند، كاري كه در هفته آينده انجام خواهند داد و هر نظر خاصي كه دارند باشد.
۲- مطمئن شويد كه همه سرپرستان حداقل ماهي يكبار با تك تك افراد پرسنل خود ملاقات دارند تا ببينند كه كارها چطور پيش مي رود، نگراني هاي آنها را بشنوند و … حتي اگراين ارتباط يك گفت‌وگوي كوتاه باشد، يك ارتباط مهم را بين سرپرستان و كاركنان ترويج مي‌دهد.
۳- ميزگرد برگزار كنيد تا بازخوردهاي اين ملاقاتها را ببينيد.
۴- روي بازخوردها كار كنيد. از كاركنان مشكلات را بپرسيد، بنويسيد و به آنها پاسخ دهيد حتي اگر پاسخ اين باشد كه شما هيچ كاري نمي توانيد انجام دهيد .

ضرورت برقراري ارتباط در مديريت
هنري مينتز برگ عامل ارتباطات را به عنوان يكي از مهم ترين عوامل در ايفاي نقش مديران بيان مي‌كند. با استقرار كانال ارتباطي صحيح بين مدير و كاركنان پنج هدف زير تحقق مي‌يابد:
۱- رهنمودهاي مشخصي براي انجام موفقيت آميز وظايف به كاركنان ارائه مي شود.
۲- كاركنان از عمليات و رويه هاي سازمان مطلع مي شوند.
۳- به كاركنان آموزش داده مي شود كه چرا شغل آنها در مجموعه سازمان از اهميت ويژه اي برخوردار است.
۴- كاركنان در مورد عملكرد و اينكه كارشان را چگونه انجام دهند و چگونه پيشرفت حاصل كنند بازخود لازم را به دست مي‌آورند.
۵- اطلاعات لازم به منظور وقوف بر هدفهاي سازماني در اختيار كاركنان قرار مي‌گيرد.
۶- از آنچه گذشت چنين استنباط مي شود كه تمامي وظايفي كه مدير انجام مي‌دهد به ارتباطات موثر بستگي دارد .

بهبود ارتباطات سازمان
از جمله ويژگي هايي كه باعث مي شود تا تنشهاي ارتباطي مديران و كاركنان و نيز تنش هاي ارتباطي موجود در سازمان كاهش يابد، اطلاع داشتن مديران و كاركنان از موضوعاتي مانند نواحي چهارگانه شخصيت هر فرد، بازخورد نمودن، افشا يا خودگشودگي، زبان ساده، گوش دادن صحيح، كنترل احساسات و توجه به علائم غيرگفتاري است.
بايد بدانيم بيشتر سوءتفاهم‌هايي كه بين مدير و كاركنان پيش مي‌آيد از عدم شناخت مدير و درك نشدن پيام هاي مدير به عنوان يك فرستنده ناشي مي‌شود. شخصيت هر فرد عبارت است از تعبير و تفسير ديگران از رفتارهاي نسبتا پايدار او. شخصيت مدير را رفتارها و نگرش‌هاي وي كه براي ديگران شناخته شده است و همچنين حوزه اي كه براي ديگران ناشناخته است تشكيل مي‌دهد. شخصيت افراد كه مدير هم جزيي از آنها است بر حسب آنچه براي خود مدير يا ديگران شناخته شده و يا ناشناخته است به چهار ناحيه تقسيم مي شود:
ناحيه عمومي: رفتارها و ويژگي هايي كه هم براي مدير و هم براي ديگران شناخته شده است.
ناحيه خصوصي: رفتارها و ويژگي هايي كه براي مدير شناخته شده است ولي براي ديگران ناشناخته است.
ناحيه كور: رفتارها و ويژگي هايي كه براي مدير ناشناخته و براي ديگران شناخته شده است.
ناحيه ناشناخته: رفتارها و ويژگي هايي كه هم براي مدير و هم براي ديگران ناشناخته باقي مانده است.
در ارتباط بين افراد كه ارتباط مدير و كاركنان نوعي از آن است هر چه ناحيه عمومي بيشتر و وسيع تر باشد تعارضات و سوءتفاهمات كاهش مي‌يابد. توسعه منطقه عمومي از طريق دو مكانيزم بازخورد و افشا صورت مي‌پذيرد. در افشا، مديران خود مايل به در ميان گذاشتن اطلاعات مربوط به خود با ديگران هستند.
به اين ترتيب منطقه خصوصي كاهش مي‌يابد و بازخورد باعث مي‌شود تا مدير آن قسمت از رفتار و ويژگي هاي خود را كه نمي‌شناسد، شناسايي كند و منطقه عمومي او افزايش يافته و در نتيجه تنش هاي ارتباطي او با كاركنان كاهش يابد. در ارتباط بين كاركنان نيز با اجراي اين دو شيوه، تنش ها و تعارضات كاهش مي يابد.
از نگاه ديگر مي توان گفت براي اين كه مديران، ارتباطات سازماني موثرتري داشته باشند بايد نه تنها تلاش كنند كه خوب درك كنند، بلكه بايد بتوانند خوب تفهيم كنند. روشهاي زير در اين امر ياري رسان است:
۱- تنظيم جريان اطلاعات: تنظيم جريان اطلاعات اطمينان مي دهد كه مقدار مطلوب اطلاعات در اختيار مديران قرار مي گيرد و در نتيجه از ارسال حجم عظيمي از اطلاعات جلوگيري مي‌شود.
۲- استفاده از بازخورد: بازخورد كانال ارتباطي را براي پاسخ دريافت كننده پيام تامين مي‌كند تا براي فرستنده معلوم شود كه آيا پيام دريافت شده و مقصود آن درك شده يا خير.
۳- تكرار: تكرار در ارتباطات به اين منظور گنجانده مي‌شود كه اگر يك قسمت از پيام درك نشود، قسمتهاي ديگر همان پيام را منتقل كنند.
۴- تشويق به اعتماد متقابل: بيشتر مديران فرصت كافي براي پي‌گيري پيام ها، تامين بازخورد يا ارتباطات پايين به بالا را ندارند. بنابراين ايجاد و توسعه يك محيط مبتني بر اعتماد متقابل بين مديران و كاركنان مي‌تواند برقراري ارتباطات را تسهيل نمايد.
۵- به كار بردن زبان ساده: زبان مبهم مانع عمده اي در ارتباطات محسوب مي‌شود.
۶- شنونده خوبي باشيد: گوش دادن مهارتي است كه مي‌تواند بهبود و توسعه يابد: “كيت ديويس” ده دستور را براي بهبود گوش دادن توصيه كرده است:۱- صحبت كردن را متوقف كنيد ۲- گوينده را راحت بگذاريد. ۳- به گوينده نشان دهيد كه مي‌خواهيد گوش كنيد. ۴- حواستان را جمع كنيد. ۵- با گوينده همدردي كنيد. ۶- شكيبا باشيد. ۷- عصباني نشويد. ۸- در بحث و انتقاد سخت گيري نكنيد. ۹- سوال كنيد. ۱۰- صحبت كردن را متوقف كنيد.
همانطور كه ملاحظه مي‌شود، تمام جنبه هاي كار مدير با ارتباطات سر‌و‌كار دارد. اگر تمام اعضاي سازمان نقطه‌نظرهاي مشتركي داشته باشند، ارتباطات تسهيل مي شود ولي در عمل چنين نيست.

موانع ارتباطات
در مسير ارتباطات اثربخش موانعي موجود است كه مديريت با شناخت و آگاهي داشتن از آنها مي‌تواند در دنياي واقعي آنها را شناسايي كرده و به شيوه صحيح جهت ايجاد پويايي در ارتباطات عمل كرده و تنش‌زدايي كند.
– از صافي گذراندن: در صورتي كه اطلاعات هنگام طي مراحل توسط افراد مختلف از صافي گذرانده و دستكاري مي‌شوند، احتمال اين كه در پايان مسير آن اطلاعات براي گيرنده نهايي تحريف شده باشد زياد است.
– ويژگي‌هاي شخصي: ما واقعيت را نمي‌بينيم زيرا چيزهايي را كه مي‌بينيم از ديدگاه خود تفسير كرده و واقعيت مي‌ناميم.
– جنسيت: زنان و مردان به دلايل مختلف بايد بين خود ارتباط گفتاري برقرار كنند و تحقيقات نشان داده كه مردان با زباني صحبت مي‌كنند و مطالبي را مي‌شنوند كه درباره مقام سازماني و استقلال در كار باشد و زنان با زباني صحبت مي‌كنند و مطالبي را مي‌شنوند كه درباره روابط و صميمت مي‌باشد البته اين امر نسبي است ولي بايد آن را مدنظر داشت.
– عواطف: نوع احساس گيرنده پيام هنگام گرفتن پيام بر تفسيري كه او از محتواي پيام مي‌كند اثر مي‌گذارد. احساسات شديد مثل اندوه و يا خوشحالي بيش از حد شبكه ارتباطي مؤثر را خدشه دار مي‌كند. در اين شرايط فرد نمي‌تواند بخردانه و معقول عمل كند و نوع قضاوت او بر پايه عاطفه و احساسات است. زبان كلام براي افراد مختلف معاني مختلف دارد. سن، ميزان تحصيلات و زمينه فرهنگي سه متغير مشخصي هستند كه كلمه ها، معاني و مفاهيمي كه ما براي اين كلمات قائليم را تحت تأثير قرار مي‌دهند. در صورتي كه مي‌دانستيم هر يك از ما چه برداشت‌هايي از كلمات داريم مشكلات ارتباطي به پايين ترين حد خود مي‌رسيد.
– ارتباطات غيرگفتاري: اكثر اوقات ارتباطات گفتاري با ارتباطات غيرگفتاري همراه است. در صورتي كه طرفين ارتباط توافق كامل با يكديگر داشته باشند به گونه‌اي رفتار مي‌كنند كه رفتار يكديگر را تقويت مي‌كنند ولي هنگامي كه ارتباطات غيرگفتاري با پيام‌ها سازگار نيست دريافت كننده پيام دچار سردرگمي مي‌شود و نمي‌داند پيام واقعي چيست.
– ادراك: هر فرد حوادث را برحسب زمينه فرهنگي، اجتماعي و رواني مختص به خود درك مي‌كند. ادراك فرد از يك پديده ممكن است با ماهيت واقعي آن متفاوت باشد، از طرفي هر پديده واحد ممكن است به وسيله افراد مختلف به صور گوناگون درك شود . همچنين فهم و درك يك پديده واحد مي‌تواند از راه‌ها و طريقه‌هاي مختلفي انجام گيرد. ادراك فرد با نيازهاي شخصي رابطه نزديك دارد و به طور كلي امري است فردي و منحصر به فرد كه نمايانگر تمام يا قسمتي از موقعيت آن گونه كه فرد مي‌بيند مي‌باشد.
– پارازيت و جملات بي سر و ته در ارتباطات مانع پويايي روابط مي‌شود. شايعه يكي ديگر از عواملي است كه در سازمان ايجاد تنش مي‌كند. شايعه پيامي است كه در بين مردم رواج مي‌يابد. ولي واقعيت‌ها آن را تأييد نمي‌كنند. شايعه زماني رواج مي‌يابد كه مردم مشتاق خبر باشند ولي نتوانند آن را از منبعي موثق دريافت كنند. راه‌هاي كاهش شايعه در سازمان عبارتند از اطلاع رساني، برگزاري جلسات حضوري و گفت و شنود، استقرار نظام پيشنهادها در سازمان، توجه ملموس به امنيت خاطر شغلي كاركنان، تلفيق سازمان رسمي و غير رسمي، خنثي كردن شايعه و آموزش‌هاي اخلاقي.
– زبان نيز ممكن است به مانعي بر سر راه ارتباطات تبديل شود. مدير بايد ساختار پيام را به گونه‌اي در آورد كه روشن و واضح باشد. همچنين كلمات بايد با دقت انتخاب شوند و زبان در خور فهم شخص گيرنده باشد.
– گوش دادن مي‌تواند ارتباطات را بهبود داده و تنش‌ها را بكاهد. گوش دادن شنيدن نيست. گوش دادن يعني به صورت فعال به دنبال معني و مقصود گشتن در حالي كه شنيدن يك اقدام غير فعال است. هر گاه مدير به كسي گوش مي‌دهد مغز او نيز در حال تجزيه و تحليل و مصرف انرژي است.
– در صورتي كه در مورد مسئله‌اي آشفته و دچار احساسات شويم نمي‌توانيم پيام‌ها را به شكل صحيح دريافت و ارسال كنيم. بهترين راه اين است كه چنانچه دچار احساسات شديم اندكي تأمل نماييم و صبر كنيم تا به وضع عادي برگرديم .
به طور خلاصه مي توان پاره اي از موانع برقراري ارتباط را به صورت زير عنوان كرد: ۱- فقدان برنامه ريزي در ارتباطات ۲- موانع مربوط به پارازيت ۳- موانع مربوط به معاني كلمات و عبارات ۴- موانع ادراكي ۵- اعتبار فرستنده .

نتيجه گيري
موضوع ارتباطات در سازمان از چنان اهميتي برخوردار است كه مي‌توان گفت اولين و مهمترين وظيفه مدير اين است كه سيستم ارتباطات را در سازمان توسعه دهد. اطلاعات لازم بايد قبل از اين كه تصميمي اتخاذ شود مورد توجه قرار گيرد، بنابراين چنانچه هدف سازمان دستيابي به حداكثر بهره‌وري باشد، سيستم ارتباطات بايد به گونه‌اي باشد كه در همه حال اطلاعات مربوطه در اختيار اعضاي كميته قرار گيرد.
عمل سازماندهي و مديريت مستلزم برقراي ارتباط موثر است به گونه اي كه كاركنان از اهداف سازمان و نقش خود آگاه شوند. عمل رهبري هم بدون وجو د ارتباطات مطلوب موفق نخواهد بود. به اين ترتيب مديران وظايف خود را فقط در صورت برقرار كردن ارتباطات موثر مي‌توانند انجام دهند و بنابراين ارتباطات، اساس كار مديران را تشكيل مي دهد.
ارتباطات براي مديريت به دلايل زير مهم است: اولا ارتباطات فرايندي است كه مديران با استفاده از آن وظايف برنامه‌ريزي، سازماندهي، رهبري، هماهنگي و كنترل را به انجام مي رسانند. ثانيا ارتباطات فعاليتي است كه مديران قسمت اعظم وقت خود را به آن تخصيص مي دهند.
ارتباطات نه تنها وظيفه مدير را تسهيل مي‌كند، بلكه وسيله اي است كه سازمان را با محيط خارج مرتبط مي‌سازد. به عبارت ديگر بايد گفت كه از طريق ارتباطات، هر سازماني به صورت يك سيستم باز در مي‌آيد و با محيط خارج ارتباط برقرار مي‌كند. ارتباطات را به عنوان خوني به حساب مي‌آورند كه در رگ حيات سازمان جريان دارد و نبودن اطلاعات باعث بروز اختلال در قلب سازمان خواهد شد. خلاصه اين كه بدون ارتباطات موثر انجام وظايف سازمان و ادامه حيات آن امكان پذير نخواهد بود.

منابع:
۱٫ Carter Mcnamara ,Mba, Phd, Basics InInternal Organizational Communications.
۲٫ Rev. Don Burgess , Six “Laws” OfOrganizational Communication And Some Of Their Implications For ChristianWorkers.
۳٫ Gary L. Kreps , Northern Illinois University , OrganizationalCommunication Research And Organizational Development
۴٫ .Dennis Tourish , Owen Hargie , The Crisis Of Management And The Role Of OrganizationalCommunication .
۵٫ Eric Digest , Aiex, Nola Kortner , OrganizationalCommunication: Research And Practice

اعضای بدن شما چه می گویند؟

خلاصه کتاب اعضای بدن و حرکات شما با دیگران چه می گویند؟

نویسنده : آنیس لاوتن ؛ مترجم : حسن نصیری قیداری و لاله نقی لو ؛ انتشارات رسا
تهیه کننده : فرزانه مرادی ؛ رشته مدیریت فرهنگی ؛ مرکز آموزش آستان قدس رضوی

هدف ناشر از انتشار این کتاب آشنا کردن سرپرستان و مدیران با معانی و مفاهیم حرکات اعضای بدن است و مطالعه این کتاب به درک مدیر از کارکنان ، کمک شایسته ای خواهد کرد.
وبیش از ۷۰% پیام انسانها از طریق ارتباطات غیر کلامی منتقل می شود و تنها ۳۰% پیام ها از طریق کلام و گفتار به مخاطبان می رسد. ارتباطات غیر کلامی ، همان زبان بدن و یا حالات ، حرکات چشم است ، پاها و اندام های انسان است که اثر بخش ترین وسیله انتقال پیام است. مزیت ارتباطات چهره به چهره در آن است که انتقال پیام دقیق تر و رساتر از ارتباطات کلامی و یا غیر مستقیم است. و می توان با دقت در حالات صورت و مردمک حالت دست و پاهای آهنگ صدا به درستی یا جعلی بودن پیام گوینده پی برد.در واقع این هم از شگردهای خداوند در طبیعت بشر است که انتقال پیام به دو صورت کلامی و غیر کلامی صورت می گیرد و اگر گوینده در پیام خود صادق باشد،این دو روش بر هم منطبق بوده و انتقال پیام با قدرت و انرژی و شفافیت تمام منتقل می شود.

همفکری، همدلی و همکاری که لازمه تعالی سازمانی ریشه و توسعه پایدار سازمان است، محصول هماهنگی و همسویی ارتباطات کلامی و غیر کلامی است. امروزه شکست کارآمدترین استراتژی ها نه به دلیل ضعف آن، بلکه به دلیل ناتوانی در بیان و عدم تفهیم استراتژی به کارکنان است.

مطلب مهم دیگر در تفاوت بین ارتباطات کلامی و غیر کلامی در این است که برقراری ارتباطات کلامی در مورد همه ملل به راحتی اتفاق نمی افتد ، ولی تفاهمات غیر کلامی به صورت جهانی و به سهولت بین انسانها امکان پذیر است .

اهمیت ارتباطات غیر کلامی

حدود ۷۰ درصد ارتباطات ما غیر کلامی است . منظور از ارتباطات غیر کلامی تنها حرکات بدن نیست ، بلکه شامل موارد بسیاری ست مانند پوشاک ، چهره ، طرز بیان ، حالات صورت و موقعیت شما در دیدار با دیگران و مسائلی از این قبیل .

استفاده از حرکات و حالات بدن در برقراری ارتباطات روزمره امری بسیار عادی است و افرادی که با این موضوع آشنایی کامل و کافی دارند؛ می توانند به کمک این علائم و حرکات علاوه بر آگاهی از اهداف و مقاصد واقعی افراد ، مقصود مورد نظر خود را به طرف مقابل بقبولانند .

شناخت مفهوم حرکات و حالات اعضای بدن در دو مورد می تواند مفید باشد و کمک شایانی به ما کند:
• با شناخت بهتر حرکات و حالات بدن خود در ایجاد تغییراتی در آن ها می توانید با مردم روابط بهتری برقرار کنید به این ترتیب، درک ، حس همدردی، تفاهم و اطمینان، شناخت و احترام شما نسبت به دیگران تغییر خواهد کرد.
• با دقت و تمرکز بیشتر در نحوه حرکات و حالات اعضای بدن افراد می توانید عکس العمل افراد را در موقعیت های مختلف را تا حدی پیش بینی کنید و با تحت تاثیر قرار دادن مردم، عکس العمل افراد را به نفع خود تغییر دهید.
• اولین تاثیر : موفقیت یا شکست ما در تجارت به اولین برخورد ها و تاثیرات ما بستگی دارد . مردم با دقت در لباس ، سبک و حالت شما ، در اولین برخورد تا حدودی می توانند به تیپ شخصیت شما پی ببرند. نوع پوشش و حالات شما نمایانگر احساسات و عواطف مختلفی مانند شخصیت واقعی ، شخصیت ایده آل ویا شخصیت مطلوب شماست. ما در اولین برخورد می کوشیم تا با نگاهی گذرا به افراد، تصویر کلی از آنها به دست آوریم چرا که زمان اولین برخورد بسیار کوتاه است. لباس افراد اولین چیزی است که توجه مارا به خود جلب می کند.بررسی ظاهر خودتان این امکان را به شما می دهد تا با شناسایی نقایص خود ، آنها را رفع کنید و در نتیجه تاثیر بهتری بر اطرافیان خود داشته باشید.
• ایجاد تصویری ایده آل از خود در کار
• ظاهر زیبا به تنهایی تضمین کننده موفقیت شما در فعالیت تان نیست ؛ این قدرت تجسم شماست که شما را به فردی موفق تبدیل می کند . عواملی که به کمک آنها می توانید تجسم خود را تقویت کنید عبارتند از :
• ژست و حالت شما باید به نحوی باشد که بدون ایجاد رعب و وحشت ، علاوه بر رعایت ادب و احترام به طرف مقابل ، بتوانید با اعتماد به نفس کامل با افراد ارتباط برقرار کنید .
• چیدمان میز ؛ یک میز مرتب نمایانگر قدرت و توان صاحب آن در کنترل اوضاع ، تأمین نیاز و خواسته ها ی خود و دیگران است .
• لباس؛ رنگ لباس و سایز و برازندگی آن و لوازم جانبی لباس مثل کیف و کفش می تواند در تغییر نگرش مراجعه کنندگان تاثیر داشته باشد.
• راه رفتن ؛ برای تاثیر بهتر در افراد باید آرام ونرم و باوقار و اطمینان گام بردارید و فقط تجهیزات ضروری را به همراه داشته باشید.
• تعامل با دیگران؛ هنگام صحبت کردن با دیگران برای ابراز اشتیاق خود به آنها نگاه کنید، اعتما به نفس خود را حفظ کنید و درصورت امکان افراد را به اسم خطاب کنید و آرام و خونسرد باشید.
• از عصبی نشان دادن خود بپرهیزید.
• پاسخ به سوالات ؛ اگر پاسخ به دقیق یکی ازسئوالات را نمی دانید ، با نگاه به صورت طرف مقابل او را به همکاری و کمک تشویق کنید. و اگر پاسخ یک یا دو سؤال را نمی دانید، پاسخ دادن را به جلسه بعد موکول کنید یا پیدا کردن پاسخ را به کسی محول کنید که اطلاعات کافی دارد.
• درخواست کمک ؛ اکثر مردم نگرشی منفی به درخواست کمک دارند ولی با تغییر نگرش در این زمینه، درخواست کمک می تواند نمایانگر وظیفه شناسی، دقت و علاقه شما به یادگیری مطالب جدید باشد .
• ملاقات با افرادی که وقت شما را تلف می کنند باید به گونه ای باشد که با حالات و حرکات خود به او ارزش وقت و زمان خود را بفهمانید .
• شنونده ای مثبت باشید و به دقت به صحبتها ی کارکنان خود گوش دهید.
• پذیرش مسئولیت بیش از حد توان و ظرفیت ؛ ایجاد تفاهم و کنار آمدن با مراجعه کنندگان و همچنین دستیابی به موفقیت مستلزم به کارگیری تمام توان است .
• بنابراین بهتر است تعهد و مسئولیت کارهایی را برعهده بگیرید که توان انجام آن را دارید.
• مسئولیت اشتباهات خود را بر عهده بگیرید.
• قویت قاطعیت:قاطعیت به افراد کمک می کند تا رفتاری متعادل داشته باشند ؛ به این که نه بزدل و بی اراده باشند و نه پرخاشگر. به این معناست که برنده – برنده بازی کنیم ، یعنی سود دو طرف مبادله را در نظر بگیریم . قاطعیت یکی از عوامل مؤثر در مدیریت بهینه است.
• افراد از نظر ویژگیها ی رفتاری به ۳ گروه تقسیم می شوند: سلطه پذیر ، قاطع ، سلطه گر
• مبانی زبان بدن: ارتباطات غیر کلامی از جمله ویژگیهای شخصی و اختصاصی افراد است که با توجه به فرهنگ ، تجربه و نوع تربیت افراد تغییر می کند. حالات و حرکات هر فرد با توجه به موقعیت و وضعیت خاص او شکل می گیرد و احتمال اینکه چنین وضعیتی برای فرد دیگری تکرار شود،بسیار اندک است. بهترین پیشنهاد این است که برای درک مفهوم ارتباطات غیر کلامی افراد به وضعیت و موقعیت آنها توجه کنید و مدتی رفتار و حالات آنها را در موقعیتهای مختلف بررسی و تجزیه و تحلیل کنید. برای دستیابی به نتایج دقیق باید حرکات تمام اعضای بدن را بررسی کنید .
• مفهوم حرکات اعضای بدن: همه افراد از تاثیر حالات صورت خود بر دیگران آگاهند، در نتیجه می کوشند با کنترل حالات صورت خود از افشای احساسات واقعی خود پیشگیری کنند. بدن افراد موقعیت آنها را از نظر باز یا بسته بودن نشان می دهد. حالات بسته به منزله احساسات منفی و بدبینانه افراد است. اکثر افراد با قرار گرفتن در یک مکان و موقعیت خوب روابط شان را با افراد حاضر توسعه می دهند و در روابط خود از حرکات باز و مثبت استفاده می کنند.
• دور یا نزدیک شدن: اگر برقراری ارتباط با فردی برای شما خوشایند باشد ، بدن شما ناخودآگاه به سمت او خواهد چرخید و خود را به او نزدیکتر خواهید دید و افرادی که علاقه ای به ایجاد ارتباط با شما را نداشته باشند ، معمولاً سعی می کنند با دور شدن از شما ، این حس را به شما نشان دهند .
• حرکات سر: معمولاً نمایانگر موافقت و مخالفت افراد با نظرات شماست ؛ که اغلب غیرارادی و به صورت ناخود آگاه انجام می شود.
• حالت یا ژست: توجه به حالات مختلف افراد در موقعیت های مختلف کمک می کند که افراد را به چهار گروه مجزای « علاقمند و فعال » ، «خسته و بی حوصله » ، « جدی و مصصم » و یا « عصبی و کم حوصله » تقسیم کنید . حالت و ژست شما می تواند بیانگر میزان مسئولیت پذیری و علاقه شما به شرکت در فعالیتهای اجتماعی باشد .
• بازوها: بسیاری از کارهای روزمره در پشت میز انجام می شود که عملاً بررسی بعضی ا زحرکات بدن را غیر ممکن می کند . بازوها از جمله قسمتهایی است که بیشتر اوقات قابل رویت است و به همین دلیل اهمیت بسیاری دارد . بازوهای صاف نمایانگر احساسات مثبت و ذهن آماده است. اگر کسی بازوهایش را زیر بغل بگیرد گویای موقعیت بسته است که می تواند به معنی اعتراض یا اعلام بی طرفی باشد .
• حرکت دستها: دستهای باز در هر فرهنگی نشان دهنده حالت دوستانه فرد است. شناسایی و تغییر درست حرکات منفی دستهای افراد از مواردی است که می تواند در موفقیت یک مدیر کمک کند . یکی از حرکات منفی دستها را در افرادی که مضطرب هستند و دائماً دستهای خود را فشرده و می پیچانند می شود دید .
• پاها : در فاصله دورتر از مغز قرار دارند و به همین دلیل کنترل حرکات آنها دشوارتر است.
• حالات صورت : صورت انسان از ۸۰ عضله تشکیل شده است که به کمک آنها می تواند احساسات درونی انسان را ابراز کند. تنها ۶ مورد از حالات و احساسات درونی افراد در سراسر دنیا به یک شکل انجام می شود : شادی ، نفرت ، ترس ، خشم ، تعجب ، و غم.
• حرکت چشم ها : نوع نگاه شما در اولین برخورد با افراد که برنامه های شما را برای آینده تعین می کند اهمیت ویژه ای دارد.ارتباط چشمها نقش عمده ای در ارتباطات غیر کلامی دارند و بدون چنین ارتباطی هرگز نمی توانید ارتباط خوب و مؤثری با طرف مقابل داشته باشید. با ارتباط چشم ها ، حتی می توانید تا حدودی ا زاهداف و مقاصد افراد آگاه شوید.
• ارتباط مثبت : شما با یک نگاه ، علاقه خود را به برقراری ارتباط با افراد نشان می دهید . پس از برقراری ارتباط می کوشید تا با چشم هایتان علاقه خود را به تداوم این ارتباط نشان دهید .
• ارتباط منفی : اگر فردی در حال صحبت با شما به چشمان شما نگاه نکند ، یا به این علت است که مطلبی رااز شما پنهان می کند و یا نشان دهنده عدم صداقت او در آن زمینه است .
• جهت نگاه : تحقیقات گویای این مطلب است که قسمت چپ مغز وظیفه بررسی و تجزیه و تحلیل واقعیات را بر عهده دارد و سمت راست مغز قسمتی است که آرزوها و افکار ما آنجا شکل می گیرد ؛ بنابراین اگر ما هنگام دیدن فردی به بالا و سمت راست نگاه کنیم از آنجا که با سمت چپ مغز ارتباط برقرار می کند ، احتمال اینکه حقیقت و واقعیت را بازگو کنیم افزایش می یابد ، اما اگر به بالا و سمت چپ نگاه کنیم ارتباط با سمت راست قدرت تخیل را در ما بیدار خواهد کرد .
• صدا : شما می توانید با تغییر لحن ادای کلمات و بیان بهتر منظور تان ، بهتر و راحت تر با افراد ارتباط برقرار کنید . هنگام بیان جملات خود ، این فرصت را دارید که با تأکید بر قسمتهای مورد نظر ، منظور خود را کاملاً صریح و واضح بیان کنید.
• سکوت : سکوت هم می تواند در موارد مختلف به نحوی مفاهیم و معانی مورد نظر را به طرف مقابل منتقل کند: حس احترام ، اظهار علاقه و اشتیاق به افراد ، ابراز مخالفت ، ابراز علاقه ، سکوت آرام بخش و سکوت بازتابی .
• زمان : مدیریت زمان بیانگر کنترل شما بر اوضاع ، طرز تفکر شما در مورد سایرین و میزان اهمیت شما به عنوان یک مدیر در مقایسه با دیگران است . اینکه شما فردی مهمی هستید دلیلی برای در انتظار گذاشتن دیگران نیست . مدت زمان دیدار شما با افراد باید با توجه به شرایط تعیین شود.
• محیط : طراحی دفتر کار شما هم نمادی از شخصیت شماست . نوع چیدمان و وسایل تزئینی موجود در آنجا تاثیر بسزایی در افراد دارد . بررسی مرتب دفتر کار ، به شما کمک می کند با ایجاد تغییرات تاثیر بهتری بر مراجعه کنندگان خود داشته باشید.
• وسایل تزئینی دفتر کار خود را مناسب با سمت و مقام و هدف خود انتخاب کنید.

 لمس کردن : یکی دیگر از روشهای برقراری ارتباط با دیگران است . برای ایجاد ارتباط از این طریق بسیار محتاطانه عمل کنید . روشهای متداولی مثل دست دادن در خوش آمدگویی ، گرفتن بازوی افراد برای راهنمایی آنها به مسیر درست .
• واکنش های غیر ارادی : این قبیل واکنشها مانند شمشیر دو لبه است و همانطور که اساسات واقعی طرف مقابل را به شما نشان می دهد ، احساسات واقعی شما را هم برای آنها فاش می کند . بعضی از این واکنشها :
• رنگ چهره : سرخ شدن چشم ها : پلک زدن مدام و ریزش اشک تنفس :
• سریع و سنگین پوست: خیس و عرق کرده
• حریم خصوصی : محدوده ای که هیچ کس اجازه ورود به آن را ندارد . همه از حریم خصوصی خود به شدت مراقبت می کنند و تجاوز به آن را تهدید می دانند و مقابله می کنند . عوامل مختلفی در تعیین فاصله از افراد دخالت دارد ؛ از آن جمله می توان به شهرنشینی – کشور یا منطقه – رابطه ی با فرد – فضای در دسترس.
• فضا و قدرت : به نوعی مکمل یکدیگرند و رابطه متقابل دارند . هرچه فضایی که در اختیار شماست بزرگتر باشد ، قدرتمندتر به نظر خواهید رسید. ایستادن با قامت کشیده آز انجا که جسم شما فضای بیشتری اشغال می کند ، قدرتمندتر به نظر می رسید.جرأت و جسارت و اطمینان شما در حالت ایستاده بیشتر است ، در نتیجه تاثیر گذاری شما بر دیگران بیشتر است.
• تأمین فضای مورد نیاز دیگران : با رعایت حریم خصوصی افراد و ایجاد فضای مناسب و ایجاد فاصله لازم در لحظاتی که افراد در حال تصمیم گیری هستند ؛ می توان فشار و استرس آنها را به کمترین حد ممکن رسانید و برقراری ارتباط را با این افراد راحت تر کرد .
• فنون سخنرانی: زبان بدن انسان، همانند یک زبان بین المللی است، پس هنگامیکه قصد شرکت در یک جلسه یا سخنرانی را دارید، باید مراقب رفتار و حرکات خود باشید. یک متن سخنرانی زمانی مورد توجه افراد حاضر در جلسه قرار می گیرد که بتوانید به خوبی آن را ارائه کنید. بنابراین بهترین متن سخنرانی تنها زمانی می تواند تاثیر مورد نظر را بر افراد داشته باشد که شما از حرکات و حالات صحیح کمک بگیرید و بتوانید تا پایان جلسه سخنرانی و حتی هنگام پاسخگویی به سئوالات حضار تمام توجه افراد حاضر و در نتیجه کنترل جلسه را در اختیار داشته باشید .
• توجه به چند نکته کوچک زیر می تواند در بیان بهتر مطالب مورد نظرتان به شما کمک کند:
• حریم خصوصی :جایگاه سخنرانی شما دست کم در ده قدمی ردیف اول حضار قرار بگیرد.
• حالت: اولین مطلبی که توجه حضار را به خود جلب می کند حالت شما در جایگاه است در جایگاه طوری قرار بگیرید که مطمئن ، مصمم و قدرتمند به نظر بیایید.
• حرکت: در مدت زمان جلسات سخنرانی می توانید با انجام حرکاتی نرم ، آرام و کوچک آنها را به همراهی با فرد ترغیب کنید در انجام این حرکات تعادل داشته باشید.
• لباس: لباسهای خود را مناسب با موقعیت و مقام افراد حاضر انتخاب کنید.
• تماس چشمی: زمانی که در حال سخنرانی هستید به تک تک افراد در جلسه نگاه کنید و با این کار ثابت کنید که فردی قابل اطمینان هستید و آنها به راحتی می توانند به شما اطمینان کنند.
• هماهنگی با نیاز حاضرین جلسه: هدف و محتوا، زمان بندی و سطح معلومات افراد حاضر و نوع مخاطبان که آیا به دلخواه از جلسه شرکت نموده اند یا اینکه به زور حاضر شده اند.
• صدا: یکی از عوامل مهمی که تاثیر بسزایی در جلب توجه افراد دارد لحنی است که هنگام سخنرانی به کار می برید. در هنگام سخنرانی به افراد نگاه کنید، بیشتر از ضمایر مخاطب استفاده کنید، آهنگ صدای خود را به طور مرتب تغییر دهید و صدای خود را در پایان جملات و عبارات کاهش دهید.
• کنترل اعصاب و استرس و فشار روانی
• استفاده از تجهیزات سمعی و بصری: کارتهای سر نخ، یادداشت نکات کلیدی
• روی برگه هایی به ترتیب اولویت و فلیپ چارت
• پاسخ به پرسشها : به عنوان یک سخنران تنها زمانی می توانید به موفقیت و شهرت و محبوبیت برسند که با موضوع سخنرانی خود آشنایی کافی داشته باشید و بتوانید به پرسشهای مطرح شده پاسخ دهید. پیش از آغاز سخنرانی زمانی را برای پاسخگویی به سئوالات تعیین کنید. پاسخها را به صورت علمی و خطاب به تمام افراد بیان کنید. به هیچ یک از افراد اجازه ندهید با پرسش های پی در پی کنترل جلسه را در اختیار بگیرند و جلسه را به جلسه ای خصوصی تبدیل کنند.
• شرکت در جلسات
• یک مدیر بخش عمده ای از وقت خود را در جلسات و نشست های مختلف عمومی یا خصوصی می گذراند . با توجه به تاثیر عمیقی که این جلسات درافزایش راندمان و عملکرد شرکت در بازارهای داخلی و خارجی دارد ، مشارکت در این جلسات می تواند فرصت ها و مزیت های فراوانی را در پی داشته باشد . نگرش منفی بسیاری از مدیران به برگزاری جلسات ، ناشی از زمان طولانی جلسات است که عملاً وقت اجرایی بسیاری از کارها را از آنان می گیرد .تعدادی از نکات قابل طرح قبل از شروع جلسه که کمک می کند تا بهترین استفاده از جلسه راببرید به شرح ذیل می باشد :
• آیا شرکت در جلسه ضرورت دارد ؟ در جلساتی شرکت کنید که حضور شما در آن ضروری است و وقت خود را مدیریت کنید .
• آمادگی برای شرکت در جلسه : اولین کار تنظیم دستور جلسه خواهد بود که درآن به بیان اهداف مورد نظر و مسئولیت هر یک ا ز اعضاء می پردازید و بعد بررسی نظرات اعضاست .
• حضور در جلسات : با رعایت نکات زیر به راحتی می توانید اعضای جلسه را تحت نفوذ خود قرار دهید :
• چند دقیقه زودتر از زمان تعیین شده حاضر شوید و چنانچه نتوانستید به موقع برسید خونسردی خود را حفظ کنید و بدون بیان علت ، به خاطر دیر رسیدن ، عذر خواهی کنید. مصصم و با اراده وارد شوید . و احوالپرسی گرم و صمیمی و در عین حال کوتاه داشته باشید .
• صندلی های قدرت : باید در مکانی قرار بگیرید که بتوانید به راحتی با همه حضار ارتباط برقرار کنید . صندلی که در کنار نایب رئیس یا معاون جلسه قرار دارد ، بهترین مکان برای شما محسوب می شود ؛ چراکه اگر روبروی رئیس جلسه بنشینید ، به این معنی است که خود را رقیب او می دانید و قصد مبارزه با او را دارید ، اگر فاصله بین شما و رئیس جلسه زیاد باشد ، برقراری ارتباط با سایر افراد به سختی انجام می گیرد و در نتیجه نمی توانید به اهداف مورد نظر برسید .
• حین برگزاری جلسه : روی بحث جلسه تمرکز کنید . حرکات و حالات اعضای بدن خود را کنترل کنید . یادداشت برداری از مسائل مطرح شده در جلسه باید مختصر انجام شود تا بتوانید در جلسه مشارکت جدی داشته باشید . زمانی که دیگران پیشنهادات خود را مطرح می کنند با دقت گوش دهید تا اگر سوالی شد بتوانید پاسخ مناسب بدهید و هنگامیکه یکی از اعضاء طرحی را ارائه می کند اظهار خوشحالی کنید .
• آغاز سخنرانی : هرگونه حالت عصبی را از خود دور کنید ، حرکات خود را با توجه به فرهنگ و آداب و رسوم مخاطبان انجام دهید . هنگام شروع سخنرانی ، اول اجازه بگیرید .
• هنگام سخنرانی : برای نفوذ بیشتر در افراد ، بهتر است نگاه شما با رویی گشاده و لبخندی ملایم همراه باشد . مطالب خود را با استفاده از حالات و حرکات باز و با اطمینان مطرح کنید .
• پایان سخنرانی : مطالب عنوان شده را سریع جمع بندی کنید و با گامهایی محکم و استوار جلسه را ترک کنید .
• مهارت های مذاکره
• مهارت در ارتباطات غیر کلامی تضمینی در مذاکرات است . بنابراین زمانی می توانید
به نتایج مطلوب برسید که دقیقاً بدانید:
– مفهوم زبان بدن مخاطب تان چیست ؟
– مفهوم زبان اعضای بدن شما چیست ؟
– روشی که بتواند هردو مضمون را مدیریت کند کدام است ؟

• مشاهده افراد : رفتار و حرکات افراد که نمادی از خصوصیات اخلاقی آنان است ؛ می تواند اطلاعات بسیار مفیدی را در اختیار شما قرار دهد . بنابراین اگر می خواهید در مذاکرات ، مخاطبان خود را تحت تاثیر قرار دهید ، باید بتوانید مفهوم رفتار و حرکات بدن آنها را به درستی تشخیص دهید. هریک از افرادی که در جلسات مختلف می بینید ، خصوصیات رفتاری خاصی دارند و این که براحتی نمی توانید با تمام افراد حاضر ارتباط برقرار کنید ، امری کاملاً طبیعی است.
• علایم عدم تمایل افراد به مذاکره : گزیدن لبها – پلک زدن سریع – لرزش شانه ها ناشی از تنفس سریع- حرکت دستها به سمت دهان یا لمس لبها – مالیدن بینی – حرکات عجولانه – دور شدن از شما – جابجایی مداوم و حرکت به این سو و آن سو که می تواند حاکی از تردید و حالات عصبی باشد.
• علایم تمایل افراد به مذاکره : رفتار گرم و صمیمی در اولین برخورد ، لبخندی حاکی از اطمینان که بیانگر موافقت و تفاهم با شماست .با اطمینان به شما نزدیک می شوند تا علاقه یا تفاهم خود را به شما نشان دهند .
• هنگام شرکت در جلسات ، حالت بدن و نوع نگاه و سطح آرامش و اطمینان افراد را به دقت بررسی کنید . جو را به نحو ممکن آرام کنید . توجه افراد را به مسائل جلب کنید . نگاه کردن سریع ترین و در عین حال مشکلترین روش برقراری ارتباط با افراد است .
• نگاههای دوستانه و حالات باز بدن شما می تواند تاثیر بسزایی در ارتباطات شما با افراد داشته باشد .
• خود آگاهی : هرچه شناخت شما از زبان بدن خودتان بیشتر باشد ، سریع و بهتر می توانید به مفهوم حرکات افراد دیگر پی ببرید، موفقیت شما در مذاکرات مختلف به میزان تفاهم شما با افراد بستگی دارد . شناخت نکات مشترک و تشابهات موجود بین شما و طرفین معامله می تواند تاثیر بسزایی در این زمینه داشته باشد . با استفاده از حرکات باز و مثبت به راحتی می توانید علاقه و اشتیاق خود را برای انجام مذاکرات مختلف به افراد ابراز کنید .
• زبان بدن خود و دیگران را مدیریت کنید ؛ انعکاس رفتار افراد و هماهنگی با آنها روش خوبی برای تسکین و آرام کردن آنان به شمار می آید . جلسات مذاکره اهمیت خاصی دارد . زمانی که در چنین جلساتی شرکت می کنید ،ازآنجایی که برای رسیدن به نتایج دلخواه ، تمام تلاش خود را به کار می گیرید ، از نظر روحی در وضعیتی بسیار حساس و بحرانی به سر می برید و رقبای تجاری شما به راحتی می توانند از این موقعیت به نفع خود بهره ببرند.
• شرکت در مصاحبه
• زمانی که در جلسه مصاحبه شرکت می کنید ؛ هر یک از افراد حاضر در آن جلسه می توانند مانند یک تحلیل گر رفتار و گفتار شما را به دقت بررسی و تحلیل کنند .
• مدت زمان این جلسات بسیار کوتاه است و زمانی می توانید از موفقیت خود اطمینان حاصل کنید که علاوه بر ظاهری زیبا و آراسته ، از شیوایی کلام هم بهره مند باشید ، و بتوانید به راحتی افراد را تحت تاثیر قرار دهید . از زمان ورود تا لحظه ای که جلسه را ترک می کنید تمام حرکات و حالات بدن خود را به بهترین نحو مدیریت کنید . تنها زمانی م یوانید به اهداف خود برسید که با تمام افراد رفتاری درست داشته باشید و بتوانید به خوبی آنها را تحت تاثیر قرار دهید . در این رابطه به نکات زیر دقت کنید : برنامه ریزی ، انتخاب لباس ، ساعت حضور ، ایجاد تفاهم به ویسله انعکاس رفتار افراد، طرز نشستن ، درک مفهوم زبان مصاحبه کننده ، نگاه کردن و ارتباط چشمی ، جدی بودن، حرکت؛ حرکات شما در اول جلسه باید بسیار جزئی و نا محسوس باشد ، گوش دادن ، نوشیدن جرعه ای آب ، وقفه و فواصل کوتاهی که در حین مصاحبه ایجاد می شود ؛ فرصت مناسبی برای کاهش فشارها ی موجود در فضای جلسه به شمار می آید ، پایان مصاحبه و ترک جلسه.
• سایر فرهنگ ها
• از آنجا که مردم هر کشوری هنجارهای خاص خود را دارند، حرکاتی که انجام می دهند هم معانی خاصی خواهد داشت. بنابراین زمانی که با فردی خارجی برخورد می کنید، مراتب رفتار خود باشید تا از ایجاد هرگونه سوء تفاهم پیشگیری کنید. انجام یک حرکت کوچک که با هنجارهای طرف مقابل شما مغایرت داشته باشد می تواند تمام تلاش شما را به هدر دهد. توجه به آداب و رسوم و هنجارهای شرکای تجاری خارجی یکی از مهم ترین عوامل موفقیت شرکت ها به شمار می رود. این حرکات زمانی اهمیت بیشتری پیدا می کند که زبان متفاوت هر یک از طرفین معامله مانع از برقراری ارتباط بین آنان شود. چرا که در چنین مواقعی حرکات تنها وسیله ارتباطی بین آنهاست. هر چه درک مفهوم کلمات و عبارات طرف مقابل برای شما دشوارتر باشد، تمرکز و دقت بیشتری به صحبت های او گوش می کنید تا با انجام اعمالی مانند حرکات دست ها و سر، تغییر حالات صورت و تغیر مداوم آهنگ صدا، منظور خود را به نحوی به طرف مقابل تفهیم کنید.
• رعایت نکات زیر می تواند به شما کمک کند تا راحت تر و سریع تر با چنین فردی ارتباط برقرار کنید :
• حریم خصوصی : از رفتار خود آنان برای تعیین حریم خصوصی شان کمک بگیرید .
• حرکات سر و دست ها : کشور ها و ملت ها از لحاظ تحرک به دو گروه برون گرا و درون گرا تقسیم می شوند که در کشور های برون گرا مردم به خاطر شور و نشاط فراوان از دست های خود در حین صحبت کردن بیشتر کمک می گیرند و کشورهای درون گرا که از سیاست های محتاطانه و محافظه کارانه پیروی می کنند ؛ بر خلاف گروه قبلی شور و نشاط چندانی ندارند و کمتر از دستهای خود کمک می گیرند .
• ارتباط چشمی : از نظر ما نمایانگر صداقت و راستی است و ممکن است در کشوری دیگر عملی زشت و بی ادبانه محسوب شود .
• لمس ( دست دادن ) : تفاوتهای موجود در فرهنگهای مختلف موجب می شود تا افراد به ندرت در ارتباطات روزمره خود از تماس دست ها کمک بگیرند .
• اگر به هر دلیلی نتوانستید اطلاعاتی را در مورد عرف رایج در جوامع آن افراد به دست بیاورید ؛ رفتار خود آن افراد می تواند اطلاعات مفیدی را دراین زمینه در اختیارشما قرار دهد ، اما اگر رفتار آن افراد بسیار گنگ و نامفهوم بود ؛ بهتر است از این روشها برای برقراری ارتباط با افراد استفاده نکنید .
• ارتباطات غیر کلامی در عمل
• مهارت در ارتباطات غیر کلامی امروزه یکی از عوامل مهم موفقیت مدیران است. فراگیری مهارتهای غیر کلامی دشوار است. زمان، صبر و تمرین سه عاملی است که موفقیت شما را در هر زمینه ای تضمین می کند.
• دقیق و نکته سنج باشید، رفتار طرف مقابل را به دقت زیر نظر بگیرید تا کوچکترین حرکت او از شما پنهان نماند و بتوانید با جمع آوری تمام جزئیات، به مفهوم واقعی رفتار او پی ببرید و اهداف واقعی او برای شما آشکار شود.
• شناخت رفتار دیگران و آگاهی از تاثیر رفتار خود بر سایرین تاثیر بسزایی در روابط شما با دیگران دارد و از هرگونه برداشت غلط و نادرستی پیش گیری خواهد کرد.
• در برخورد با دیگران ذهنی باز داشته باشید و بدون تعصب رفتار کنید. چرا که آنها افرادی هستند که هر کدام اطلاعات و معیارهای خاص خود را دارند، نتیجه درست وقتی بدست می آید که بتوانید در بررسی خود انصاف و عدالت را رعایت کنید.
• احساس ناراحتی شما می تواند نتیجه جلسات را تحت تاثیر قرار دهد ، بنابراین اگر احساس ناراحتی می کنید، می توانید این احساسات وجود خودتان را کنترل کنید.
• تنظیم برنامه کاری: با تنظیم برنامه کاری اهداف و برنامه های خود را به اطلاع دیگران می رسانید و تواناییهای خود را به آنها نشان می دهید. شناختی که رقبای تجاری از شما پیدا می کنند، می تواند زمینه ساز موفقیت شما باشد.
• به روز و مدرن رفتار کنید و بتوانید همزمان با ایجاد هر تغییر کوچکی در جهان تجارت شما هم تغییرات لازم را در شرکت خود ایجاد کنید.
• در فعالیت های خود از جدیدترین روش ها استفاده کنید.
• هر روز روی مهارتهای حرکتی خود کار کنید تا بتوانید از تمام فرصت هایی که در اختیارتان قرار می گیرد به بهترین شکل ممکن استفاده کنید.

کپی رایت 1396 © تمامی حقوق برای دکتر احمد یحیایی ایله ای محفوظ می باشد.