روابط عمومي كارآمد

روابط عمومي كارآمد
(جایگاه و نقش روابط عمومی در پیشبرد اهداف اداری و سازمانی)

جعفر فیض الهی – اداره کل زندانهای استان کرمانشاه

مقدمه
نیاز به شناخت و درک متقابل به منظور تسریع دردستیابی به مقاصد و اهداف ،امروزه درسازمانها و ادارات به عنوان یک اصل اساسی درمدیریت پذیرفته شده است.اینارتباط که ازآن به عنوان روابط عمومی یاد می شود یکی ازمهمترین و با ارزش‎ترینعوامل موثر در سرنوشت هرسازمان یا موسسه وگروه محسوب می گرد. روابط عمومی مفهومی استکه به بیان ساده دیدگاههای افراد و برداشت های آنها را از موضوعی خاص تغییر می دهدکه این تغییر دیدگاه به تغییر رفتار منجر می شود . پایه علمی روابط عمومی به سرعتاز روزنامه نگاری به گروههای ارتباطات منتقل شد . دو علت برای این تغییر وجود دارد.
اول اینکه ماهیت پیچیدگی کار روابط عمومی از یک جهت یابی ساده تحول پیدا کرد وکار تبلیغ را به سوی جهت یابی پویشی پیچیده راند . تحولی که در آن بر وظیفهارتباطات در مقام عامل تسهیل کننده مناسبات میان کنشی سازمانها و گروهها تأکید میشود .دوم اینکه گسترش برنامه های روابط عمومی در گروههای دانشگاهی ارتباطاتنشان دهنده در خور بودن آنها به عنوان جایگاه توسعه نظریه و پژوهش روابط عمومی استپیچیدگی های فزاینده وظایف روابط عمومی منجر به نقش پیچیده تر و تخصصی تری برایروابط عمومی شده است.
روابط عمومی در دههاول قرن بیستم به صورت یک حرفه تخصصی درآمد. در کشورمان در سال ۱۳۴۵ اولیندفتر روابط عمومی توسط شرکت نفت راه اندازی گردیده است. سپس درسایر سازمانها و ادارات دفاتری مشابه بهعنوان مراکز فراهم آوری ، مبادله اطلاعات وبرقراری ارتباطات دوسویه به منظور ایجادحسن نیت وتفاهم گشوده شد.دردنیای امروز روابط عمومی ها به عنوان عناصر قوی و مهمدرارزیابی عملکرد و فعالیت وتقویت برنامه ها وپیشبرد اهداف سازمانها تلقی می گردند.امروزه نقشروابط عمومی وحیطه فعالیت آن برهیچکس و یا اداره یا سازمانی پوشیده نیست.
تمامی فعالان جامعه دربخشهایمختلف فرهنگی، سیاسی، اقتصادی و . . . جویای روابط عمومی هایی فعال و پویا هستند که آنان رادرطراحی روشهای معقول و تعیین خط مشی های مرتبط با آینده یاری دهند.روابطعمومی نقشهای گوناگونی را درجایگاههای متفاوت وشرایط متمایز ازیکدیگر ایفا می‎کند. اما دو نقش قابل تفکیک آن درارتباطات درون سازمانی وبرون سازمانی ازمیان سایر نقشها نمایان‎تر و مهمتر است .روابط عمومی هنرش این است که بتواند امکانات وشرایطمحیط بیرونی را تشخیص دهد وآنان را با امکانات درون سازمان پیوند دهد و اجرایفرامین درون سازمانی را تسهیل نماید و در نهایت ارتباط سازمان را با بیرون ازآن،بدرستی برقرار سازد. که دراین راستا اولین قدم شناخت محیط وسازمان مربوطه استو منظور از این شناخت ، شناسایی و بررسی نقاط قوت وضعف است.
متاسفانه وجود سوء تعابیر و یا عدم آگاهی وشناخت کافی ازوظایف وحیطهعملیاتی ویا عدم شناخت از توانمندیهای تخصصی روابط عمومی درابعاد درون سازمانی وبرونسازمانی ازجمله مشکلاتی است که باعث شده روابط عمومی در کشورمان با موانع جدی ومتعددی روبرو باشد.همچنین دست اندرکاران روابط عمومی نیز بطور کاملنسبت به مسئولیتهای حرفه ای خود اطلاع واعتقاد لازم را پیدا نکرده اند و یا تخصصهایلازم رادر اینخصوص ندارند.سرانجام اینکه گروههای مرتبط با واحدهای روابط عمومی ازجایگاهومیدان عمل واختیارات روابط عمومی در ادارات و سازمانها بی خبرند.
درنظام مقدس جمهوری اسلامی ایران اصالت حرکتهابرپایه حمایتهای مردمی استوار است وجلب افکار عمومی بعنوان پایه اصلی هرحرکتمحسوب می شود ومتوجه کردن افکار عمومی به سمت وسوی برنامه ریزی هرسازمان، کاراصلیروابط عمومی ها است.

رسالت تبلیغ در روابط عمومی
درعصر حاضر قدرت ونفوذ ذهنیدراختیار صاحبان سلاح تبلیغی قرار دارد. آنان هستند که اندیشه ها را می سازندوافکار را به معیار دلخواه، سامان می دهند.انتقال از شیوه ارتباطات سنتی بهروشهای ارتباط جمعی موجود، موجب شده که انسانها در مناطق مختلف در معرض تهاجم مداوم پیامهای تبلیغی قرار گیرند. تا جایی که به سختی قادرند که خود تصمیم بگیرند. بدین معنا که مراکز فرهنگی، تفکر ساز جامعه بشری امروزه می باشند با شناخت موقعیت یادشده ضرورت واهمیت بازنگری وبرنامه ریزی جدی درفعالیت های فرهنگی تبلیغی وتجدید نظر در ابزارها و شیوه های تبلیغی به خصوص در محیط های فرهنگی، به روشنی احساس میگردد.

تعریف روابط عمومی
کارشناسان روابط عمومی را بدین شکلتعریف کرده اند : روابط عمومی یک زمینه فعالیت است مربوط به روابط سازمانهای صنعتی، شرکتها،مشاغل، دولت، اتحادیه‎هاو یا سایر سازمانها که هریک با مردمی چون کارمندان،مشتریان،سرمایه داران، تهیه کنندگان، اعضا احزاب سیاسی وارباب و رجوع ویا عامه مردم روبرو هستند،کارهای روابط عمومی شامل است برتقویم افکار عمومی، ارزیابی وتفسیر آن به حسب منافعیک سازمان، شناساندن سازمان به مردم مربوط به خود وهمچنین آن مردم به سازمان.
روابط عمومی بخشی ازوظایف مدیریت سازمان است، عملی است ممتد، مداوموطرح ریزی شده که ازطریق آن، افراد سازمانها می کوشند تا تفاهم وپشتیبانی کسانی راکه با آنها سروکار دارند بدست آورند)

وظایف روابط عمومی
مستندترین شرحوظایف که مورد قبول متخصصین روابط عمومی است درسال ۱۳۶۰ درگردهمایی چند روزه ای کهتوسط وزارت فرهنگ وارشاد اسلامی برگزار گردید به شرح زیر تدوین شده است:

الف ـ هدف :
برقراری ارتباط متقابل بین مردم ومسئولین وجلب همکاری وبسط تفاهم عمومی،آگاهی مردم ازعملکرد دستگاه متبوع، آماده نمودن اذهان عمومی دراجرای طرحها وبرنامهها وایجاد محیط مناسب برای رشد فضائل اخلاقی کارکنان درچهارچوب ضوابط ومعیارهاینظام جمهوری اسلامی ایران.

ب ـ جایگاه روابط عمومی:
روابط عمومی بهدلیل ماهیت خاص خود وضرورت ارتباط مستمر، زیرنظر مستقیم بالاترین مقام مسئول دستگاهمتبوع قرار دارد.

ج ـ اصول وظایف روابط عمومی:
۱- جمع آوری و تمرکز اطلاعات و اخبار مربوط به فعالیتها، اقدامات، طرحها وبرنامه های دستگاه مربوط، به منظور تنظیم سیاستهای خبری تبلیغاتی و اجرای طرحهای انتشاراتی و آماده نمودن اذهان عمومی با توجه به خط مشی کلی از طریق:
الف ـ شرکت درجلسات مهم دستگاه.
ب ـ ارتباط مستقیم و مستمر بامسئولین.
ج ـ حضور درسفرهای داخلی وخارجی
د ـ شرکت درگردهمایی ها.
ه‍ ـدریافت گزارش فعالیتها، طرحها وبرنامه های بخشهای مختلف دستگاه.
و ـ جمع آوریهرگونه اخبار واطلاعات مورد نیاز.
ز ـ ارتباط مستقیم با مردم.
ح ـ ارتباطمستمر با جراید و رسانه های گروهی.
۲ـ برقراری ارتباط مستمر با دبیرخانه شورایهماهنگی تبلیغات دولت به منظور ایجاد هماهنگی
دراجرای سیاستها وخط مشی های تبلیغاتیجمهوری اسلامی ایران.
۳ـ فراهم آوردن حسن ارتباط متقابل بین مردم ومسئولیندستگاه مربوط ازطریق:
الف ـ برگزاری مصاحبه با رسانه های گروهی.
ب ـ برگزاریملاقات عمومی.
ج ـ برپایی سخنرانیها.
د ـ سفرها ، بازدیدها وملاقاتها.
۴ـبرقراری ارتباط با سایر سازمانهای دولتی وغیردولتی درزمان مناسب با کیفیت مناسب .
۵ـ ایجاد حسن رابطه بین کارکنان ومسئولین دستگاه مربوطه.
۶ـ تهیه وتدویناخبار، بیانیه ها، اطلاعیه ها، آگهی ها وپیامهای دستگاه مربوطه وترتیب نشر وانعکاسآن در رسانه های گروهی.
۷ـ پیگیری انجام به موقع وعده های مسئولین دستگاهمربوط، بمنظور انعکاس نتایج بدست آمده درداخل و خارج ازسازمان.
۸-بررسی مطالبمطروحه در رسانه های گروهی ومجامع عمومی، دررابطه با فعالیتهای مستقیم وغیرمستقیم دستگاه مربوطه بمنظور اطلاع، انعکاس وپاسخگویی درصورت لزوم.
۹- حضور درمجلسشورای اسلامی وارتباط با نمایندگان، همراه با معاونت امورمجلس یا بالاترین مقاماجرایی دستگاه مربوط به منظور اشراف واطلاع ازدیدگاههای نمایندگان پیرامون وظایفوعملکرد دستگاه متبوع.
۱۰- انعکاس فعالیتها، برنامه ها و طرحهای دستگاه مربوطبه مردم ازطریق:
الف:برپائی نمایشگاه.
ب ـ انتشار نشریهداخلی درچهارچوب قوانین مصوب.
ج ـ تهیه عکس ، اسلاید و فیلم ازفعالیتهای دستگاهمتبوع وایجاد آرشیو سمعی وبصری.
د ـ انتشار عملکرد دستگاه ذیربط درچهارچوبقوانین مصوب
۱۱- نظارت براجرای امور انتشاراتی دستگاه متبوع.
۱۲- انجامامور خطاطی و طراحی درزمینه های تبلیغاتی، انتشاراتی.
۱۳- ایجاد وادارهکتابخانه وآرشیو اطلاعاتی ومطبوعاتی.
۱۴- برگزاری مراسم مذهبی و اقامه نماز جماعات و جلسات سخنرانی با هماهنگی و همکاری انجمن اسلامی دستگاه متبوع.
۱۵-انجام برنامه های فرهنگی ، تبلیغی وهنری با هماهنگی و همکاری انجمن اسلامی
۱۶-بررسی دیدگاهها وسنجش افکار عمومی، در چهارچوب وظایف محوله و ارائه نتایج حاصله به مسئولین دستگاه ذیربط، به منظور اتخاذ روشهای مطلوب و تدوین طرحها و برنامه ها.
۱۷- تحلیل وتوجیه برنامه های اجرایی، جهت روشن شدن اذهان عمومی.
۱۸- مطالعه،بررسی و برنامه ریزی های لازم به منظور ارتقاء کیفیت فعالیتهای تبلیغاتی، انتشاراتی، ارتباطی و ارشادی دستگاه متبوع.
۱۹- مشارکت وبرنامه ریزی جهت برگزاری همایشها،نمایشگاهها ومیهمانیهای رسمی.
۲۰- ایجاد دبیرخانه شورای مدیران دستگاهمربوط.
۲۱- سخنگوی دستگاه متبوع.
۲۲- انجام سایر امورمربوط، که برحسب ضرورتازطریق بالاترین مقام دستگاه ذیربط جهت اقدام، ابلاغ میگردد.

نقش های تعریف شده برای روابط عمومی:
براساس ترکیبی از پژوهش هایمربوط به نقش های روابط عمومی چهار نقش اساسی برای آن از سوی کارشناسان و کارورزانروابط عمومی در نظ رگرفته شده است که در ذیل بدان اشاره اجمالی خواهد شد :
الف)تجویزگر متخصص:
تجویزگر متخصص را فرد صاحب اختیار در امور مسائل و راه حل هایروابط عمومی تعریف می کنند . این کارشناس مشکل را تشخیص می دهد و راه حل را تجویزمی کند وی همچنین برای برنامه و نتایج آن احساس مسئولیت شدیدی می کند.
ب)کاردان ارتباطی:
این نقش به ندرت مشکل یا راه حل را تعیین می کند . وی تنها راهحل های تجویز شده دیگر مدیران را اجرا می نماید . کاردان معمولاً به دلیل مهارت هایارتباطی اش نظیر نگارش ، ویرایش ، عکس برداری یا طرح و تولید نشریات استخدام می شود.
ج)تسهیل گر ارتباطی:
در حکم میانجی یا واسطه ارتباطی عمل می کند . اینکارورزان میان سازمان و گروههای مختلف مخاطب خود ارتباط بر قرار می کنند و اساساًتوجه آنها بر مبادله ارتباطات متمرکز است.
د)تسهیل گر فراگرد مشکل گشایی:
بیشتر از سه نقش دیگر در تصمیم گیری در سازمان نقش ایفا می کنند ، به این علتکه برای حل مشکلات سازمانی با مدیران در سازمان همکاری می کنند . این کارورز بهعنوان راهنما در فراگرد حل مشکل در روابط عمومی عمل می کند و بخشی از مدیریت سازمانمحسوب می شوند و حکم مشاور را برای مدیریت ارشد سازمان خود دارند .

ویژگی‌های روابط عمومی کار آمد:

۱-عامل بودن به اصول اخلاقی حرفه روابط عمومی. ( منشوراخلاقی سازمان یا وزارت خانه)
۲-توجه به روابط عمومی بین‌الملل
انتشار بروشور به زبانهایخارجی، تولید نشریات بین‌المللی، تولید و صدور گزارشهای خبر به کشورهای صنعتی نظیررویدادهای علمی، نوآوریها، اختراعات، جشنواره‌های قدردانی از مبتکرین، نمونه‌ها وپژوهشگران، ترتیب دادن برنامه‌های بازدید برای خبرنگاران و رهبران فکری کشورهایجهان و سفرای کشورهای مختلف مقیم کشور، ایجاد قفسه‌های رایگان اطلاعات در فرودگاههاو هتلهای بین‌المللی و ترتیب دادن ملاقات خبرنگاران با دست اندر کاران فعالیتهایعلمی و فنی
۳-قدرت مشاوره مدیریت
شکل دهی هسته‌های مشورتی در زمینه‌هایمختلف و بر اساس وظایف تخصصی سازمان نتایج نظر سنجی‌ها، پژوهشها، تماسها، مطالبرسانه‌ها و ….
روابط عمومی کارآمد با تغذیه اطلاعاتی مدیران، ضریب واکنش پذیریآنان را در تصمیم گیری‌های درون و برون سازمانی افزایش داده و به عنوان بازویمدیریت عمل میکند.
۴-کارایی روابط عمومی داخلی
در روابط عمومی ناکارآمدبیشتر گرایش به سمت بیرون از سازمان است در حالی که در روابط عمومی کارآمد، روابطعمومی داخلی از اهمیت نسبتاً بیشتری برخوردار است. چرا که اگر آثار عملکرد روابطعمومی بتواند نیروهای درون سازمان و یا کارکنان سازمان را اقناع کند در کارایی وعملکرد بیشتر آنان، افزایش بهره‌وری سازمانی، جلب و تامین رضایت ارباب رجوع، ایجادتفاهم بیشتر بین مدیریت و کارکنان و افزایش همیت سازمانی موثر واقع خواهد شد. و درواقع و در نهایت هر یک از کارکنان را به مبلغی برای سازمان تبدیل خواهدکرد.

اقداماتی نظیر : راه‌اندازی قفسه‌های رایگان اطلاعات برای کارکنان،برگزاری نمایشگاه برای کارکنان، انتشار نشریات ادواری داخلی، اجرای برنامه‌هایبازدید برای کارکنان و خانواده‌های آنان، برگزاری جلسات گفتگو و بحث آزاد بینکارکنان و مدیریت، انجام نظر سنجی در باره موضوعات درون سازمان و …
۵-برنامه‌ریزی برای رهبران فکری
روابط عمومی کارآمد با برنامه‌ریزیویژه برای رهبران فکری میتواند کانون انتشار افکارعمومی را هدایت کتد. انتشار بولتن اطلاع رسانی ویژه، ترتیب دادن برنامه‌های بازدید از طرحها، حضورمسئولان سازمان در بین آنها و دعوت از آنان برای شرکت در مراسم افتتاح طرحهایبزرگ.
۶-استفاده اصولی از رسانه‌ها
راه‌اندازی اتاق خبرنگاران در مجموعه یکروابط عمومی کارآمد برای دسترسی آسان و بهتر آنان به اطلاعات سازمان میتواند بهتوسعه ارتباطات رسانه‌ها و روابط عمومی کمک کند.
۷-کلان نگری در انجام وظایف وتاثیر گذار بودن
هدف از روابط عمومیصرفاً انجام چند وظیفه خاص نظیر: تولید و ارسال خبر به رسانه‌ها، نصب پلاکارد وپوستر انتشار بروشور و برگزاری نمایشگاه و … نیست. بلکه هدف عمده تاثیر گذاری برروند تصمیمات در درون سازمان و حتی بیرون سازمان و سهیم شدن در جریان تصمیم سازیاست.
۸-دوسویه بودن جریان مبادله پیام و توجه به بازخورد
الگوی ارتباطمشارکت آمیز ضرورت مشارکت مردم در تصمیمات و برنامه‌ریزیها مورد توجه قرار میگیردو سعی میشود تا با کاربرد شیوه‌های مختلف علمی واکنش پیام گیران در مقابل پیامهااندازه‌گیری و ارزیابی شود.
۹-داشتن برنامه عمل و اصالتبرنامه‌ریزی
اصولاً یکی از ارکان روابط عمومی، برنامه ریزی است. روزمرگی و کاررا به دست زمان سپردن نمود روابط عمومی ناکارآمد است. تهیه و تدوین برنامه‌هایکوتاه مدت، میانمدت و بلند مدت. برنامه عمل سالانه روابط عمومی، کلیه عملیات ممکنبرای اجرا در طول یک سال را مورد توجه قرار میدهد. شناسایی مخاطبان، تعیین اهدافروابط عمومی براساس اهداف سازمان و تعیین پیامهای روابط عمومی و تهیه پیش نویسبرنامه‌ها و مشورت با مسئولان مراحل اساسی برنامه‌ریرزی است. هر فعالیتی باید تقویمجداگانه داشته باشد. همانند مصاحبه‌ها، ملاقاتهای مردمی، مناسبتها، مراسم،نمایشگاهها، انتشارات، سخنرانیها و ..
۱۰-اطلاع یابی
افکار سنجی، نظامپیشنهادها ( برای آگاهی از نقطه نظرات اصلاحی کارکنان و اقشار مختلف مردم) بجایشیوه سنتی و ناکارآمد جمع‌ آوری پیشنهادها از طریق صندوق‌های نصب شده در ساختمانها. تحلیل محتوای مطبوعات و تحلیل تماسها و مکاتبات مردمی.
۱۱-اولویت ارتباطاتمردمی
هنر و علم مردم داری، برگزاری جلسلت پرسش و پاسخ بین کارکنان و مدیریت واقشار مختلف مردم به ویژه مخاطبان خاص سازمان، مدیریت و برگزاری جلسات بحث آزاد بههمین شکل، حضور غیر رسمی مسئولان در بین کارکنان از جمله به هنگام صرف ناهار و یااقامه نماز یا در بین مخاطبان خاص.راهنمایی صحیح ارباب رجوع،راهنمایی حراستکافی نیست. با استفاده از رایانه میتوان درمبادی ورودی سازمان بسیاری از نیازهایاطلاعاتی ارباب رجوع پاسخ داده شود. و به شکل صحیح آنانرا هدایت کرد.
روابطعمومی در طبقه همکف و نزدیکترین مکان برای دسترسی مخاطبان مستقرگردد.

۱۲-سازماندهی و مدیریت علمی
۱۳-توانمندی تولید فرآورده‌های فرهنگی
۱۴-ایفای نقش در قالب نهادمدنی

خلاصه تعریف روابط عمومی کارآمد
روابط عمومی کارآمد، یک روابط عمومی استکه با سازماندهی مناسب تشکیلاتی و مدیریت علمی در قالب برنامه عمل مشخص، ضمن رعایتاصول اخلاقی و حرفه‌ای روابط عمومی و ارائه اطلاعات مشاوره‌ای به مدیریت اداره یا سازمانبرای نفوذ در افکار عمومی و هدایت آن، افزون بر برنامه ریزی ویژه برای رهبران فکری،به شکل اصولی رسانه‌ها را در خدمت گرفته و به اصل اطلاع‌ یابی اهمیت ویژه داده و ازطرفی با توسعه فعالیتهای افکارسنجی و ارتباطات مردمی و تولید فرآورده‌های فرهنگیسعی دارد جریان مبادله پیام بین سازمان و مخاطب را دو سویه کرده و بازخورد لازم رادر جریان ارتباطی خود با مخاطبان در ابعاد درون سازمانی، ملی و بین‌المللی ایجادکرده و ازاین طریق آثارکلان و تاثیرگذارمثبت، در سطح سازمان و برنامه‌های توسعه ملیایجاد کند.
و با گرایش بیشتر به سمت مردم در هیئت وکیل مدافع مردم و مدعی‌العمومظاهر شده و به صورت یک نهاد مدنی حامی و پاسدار افکارعمومی درآید. روابط عمومی کارآمد علاوه بر زیر نظربالاترین مقام سازمان بودن از هیچ کلمه پیشوند و پسوند دیگری استفادهنمیکند .

منابع و ماخذ:
۱- محبی ،محمد، هنر مردم داری ؛ نگاهی به نقش روابط عمومی کارآمد در سازمانها تهران ،۱۳۸۴
۲- فلاحی ،کیومرث، مدیرت خوشنامی (با همکاری عبدا.. اسکویی ومحمد مجدی نسب)تهران ،۱۳۸۴
۳- ميرسعيد قاضي – درسنامه روابط عمومي. تأليف پائولا مارتنز كوهن، ترجمه سيد محمود هاشمی ، تهران ،۱۳۸۴
۴–زارعیان ،داود ،ویژگیهای اطلاع رسانی در روابط عمومی ،پیام ،رسانه ،مخاطب،تهران ۱۳۸۶
۵- نقش روابط عمومی در ایجاد بهره وری – مجله روابط عمومی
۶- فن روابط عمومي، تأليف كلر آستين، ترجمه و تدوين گروه كارشناسان ایران

ارسال یک نظر



کپی رایت 1396 © تمامی حقوق برای دکتر احمد یحیایی ایله ای محفوظ می باشد.